Podjetje kupi orodje za upravljanje dokumentov in v prvih tednih ugotovi nekaj neprijetnega. Orodje ne odloči ničesar. Brez pomisleka shrani dve različici iste pogodbe, sprejme odobritev od nekoga, ki je ne bi smel dati, in datoteko pusti poimenovano tako, kot jo je poimenoval tisti, ki jo je naložil.
Notranja pravila so dogovor, s katerim podjetje ta vprašanja zapre, še preden delo preseli v digitalno okolje. Kdo je za kaj odgovoren, kdo kaj odobri, po kakšni poti gre dokument in katera njegova različica velja. Isto ime nosi tudi ožji formalni instrument iz arhivske zakonodaje, ki zavezuje javnopravne osebe, kadar zajemajo ali hranijo gradivo v digitalni obliki, in ponudnike storitev zajema in hrambe. Za večino podjetij pa je odločilen prav ta dogovor, brez katerega noben formalen zapis nima česa opisati.
Neenotnost se skoraj nikoli ne pokaže kot velika napaka. Pokaže se kot tri različne poti do istega rezultata. Ena sodelavka račun najprej preveri in ga šele nato pošlje naprej, drugi ga pošlje takoj in preveri kasneje, tretji ga pošlje in ne preveri nikoli, ker je bil prepričan, da to počne nekdo drug. Vsak od njih dela po svoji najboljši presoji. Nihče od njih nima pravila, po katerem bi lahko ravnal drugače.
Enako se zgodi z dokumenti. Ista ponudba obstaja v štirih mapah in nihče ne zna zanesljivo povedati, katera je zadnja. Odobritev je odvisna od tega, koga vprašate, in ne od tega, kaj odobravate. Datoteke so poimenovane po tem, kdo jih je pripravil, zato jih po enem letu najde samo še ta oseba.
Vzrok ni v orodju. Orodje zapiše to, kar ljudje počnejo, zato tam, kjer je praksa neenotna, neenotnost samo ohrani. Razlika je v tem, da jo ohrani hitreje in v večjem obsegu ter da je odslej zapisana. Podjetje, ki je pred uvedbo imelo tri načine dela, ima po uvedbi tri načine dela v sistemu, ki jih vse tri obravnava kot pravilne.
Področij, ki jih je treba zapreti, ni veliko, so pa vsa takšna, da jih tehnologija ne more zapreti namesto vas. Vsako od njih odgovarja na eno vprašanje, in dokler ostane odprto, nanj vsak dan odgovarja navada.
Nobeno od teh vprašanj ni tehnično. Vsa so vodstvena, in prav zato jih uvedba orodja tako pogosto preskoči. Sem sodi tudi vprašanje, kako dolgo se posamezno gradivo hrani, ki ga notranja pravila lahko dokončno uredijo. Odgovor nanj je drugje, v prispevku o rokih hrambe dokumentov.
Kjer orodje vendarle igra vlogo, je vrstni red obrnjen od pričakovanega. Pravila povedo, kaj mora orodje omogočati, in ne orodje, kaj bo podjetje odslej počelo.
Podjetja ti dve stvari najpogosteje združijo, ker se v majhni ekipi res pogosto združita v isti osebi. Vseeno gre za dve različni pooblastili. Biti odgovoren za korak pomeni, da ga opravite in da se ve, na koga se je treba obrniti, če ni opravljen. Smeti odobriti pomeni, da lahko rezultat spustite naprej. Pravilo, ki imenuje samo eno od tega, drugo prepusti navadi.
Za katerikoli korak v procesu bi moralo podjetje znati povedati, kdo ga opravi, kdo ga preveri in kdo ga sme sprostiti naprej. To so lahko trije ljudje ali en sam. Ni pa dopustno, da je odgovor odvisen od tega, kdo je tisti dan v pisarni.
Kadar to ostane nedogovorjeno, se zgodi ena od dveh stvari. Delo obstane pri osebi, ki je odsotna, ker si nihče drug ne upa odobriti. Ali pa gre naprej mimo preverbe, ki je nihče ni nikoli formalno dobil. Zato v pravila sodi tudi nadomeščanje, ne kot vljudnost, ampak kot del samega pooblastila.
Ta tri področja so združena zato, ker najhitreje razpadejo. Dogovor o njih se ne pokvari naenkrat, ampak se počasi obrabi, dokler ga ne drži več nihče.
Dogovor o poimenovanju je vreden toliko, kolikor preživi osebo, ki ga je zapisala. To v praksi pomeni, da ime opisuje stvar samo, ne pa tistega, ki jo je pripravil, in ne datuma, ko jo je slučajno naložil. Ravnanje pomeni dogovorjena stanja, v katerih dokument je: osnutek, preverjeno, veljavno, nadomeščeno. Ta dogovor ne pomaga nič, če iz dokumenta ni razvidno, v katerem stanju je. Dostop pa ni samo vprašanje, kdo sme do česa, ampak tudi, kdo o tem odloča in kdo dostop odvzame, ko se vloga spremeni.
Orodja se med seboj razlikujejo po tem, koliko od tega znajo uveljaviti sama. Kjer orodje dogovorjeno poimenovanje ali dostop podpira, pravilo drži sistem. Kjer tega ne podpira, pravilo še vedno velja, drži pa ga človek. Oboje je sprejemljivo. Ni sprejemljivo, da podjetje ne ve, v katerem od obeh položajev je.
Notranja pravila so edino mesto, kjer se te tri stvari srečajo. Proces pove, kaj se zgodi. Ljudje povedo, kdo to stori. Orodje pove, kaj je sploh mogoče. Dokler te tri odgovore nosijo trije različni ljudje v treh glavah, jih ni mogoče uskladiti.
Vrstni red odloča o tem, kaj bo na koncu nastalo. Kadar so pravila zapisana prej, je orodje izbrano glede na znano zahtevo in ljudje so usposobljeni za znan proces. Kadar so zapisana zadnja, opisujejo tisto, kar je orodje naredilo priročno. To ni dogovor, ampak dokumentacija za nazaj, in podjetje, ki jo bere, se v njej ne prepozna.
Zato standardizacija procesov in priprava pravil pri urejenem prehodu ne stojita ena za drugo, ampak druga ob drugi. Kako se že delujoč proces izboljša, je svoja tema in ji je namenjeno obvladovanje optimizacije poslovnih procesov. Dogovor o tem, kako se proces sploh izvaja, pa je tisto, kar mora obstajati pred izboljševanjem in pred orodjem.
Isti izraz uporablja za formalen instrument tudi Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, kar zna povzročiti zmedo. Po 18. členu tega zakona morata notranja pravila sprejeti javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, in ponudnik storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev. Druge osebe jih sprejmejo po lastni presoji oziroma če to zahteva drug zakon.
Za povprečno gospodarsko družbo torej ne gre za splošno zakonsko dolžnost. Gre tudi za bistveno ožje vprašanje, saj se ta pravila vežejo na zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki, ne na to, kako je delo v podjetju organizirano. Podjetje, ki ta instrument potrebuje, potrebuje zanj namensko strokovno pomoč. Dogovor o odgovornostih, odobritvah in poteku dokumentov pa potrebuje vsako podjetje, ki delo seli v digitalno okolje, ne glede na to, ali ga kdo od njega zahteva.
Podjetja se tega redko lotijo v enem zamahu, ker se vsako vprašanje odpre šele takrat, ko ga nekdo postavi na glas. Prav zato je koristno, da delo poteka po nekem zaporedju in ne po vrstnem redu, po katerem se težave same pojavijo.
Prav takšno zaporedje ponuja program 365 Digital. Vodi skozi digitalno in miselno preobrazbo, digitalne kompetence, optimizacijo in standardizacijo procesov ter programske rešitve, ki iz tega sledijo, udeleženec pa ob tem pripravi notranja pravila, da lahko začne digitalno poslovati. Za podjetje, ki bi se o svojem primeru najprej pogovorilo, je na voljo kontakt.
Prijavite se na naše inspiracijske e-novice in prejmite brezplačni priročnik:
»Odkrijte svojo hierarhijo vrednot«
MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45
365°Digital © 2026 Vse pravice pridržane.
Spletno stran vzdržuje in nadgrajuje Aithena | Originalna izdelava: Starfiniti d.o.o.
