Kakovost podatkov pred avtomatizacijo preverite na opravilu, ki ga bo avtomatizacija prevzela. Zapišite, katera polja berejo njegova pravila, jih preverite na izvozu, za vsako določite, kaj je še sprejemljivo, in poimenujte, kdo napake popravi. Celotne zbirke vam ni treba počistiti. Odgovoriti morate na ožje vprašanje: ali so podatki dovolj dobri za to opravilo?
Tako kakovost podatkov razume tudi britanski vladni okvir The Government Data Quality Framework: kot primernost za namen, pri čemer je potrebna raven odvisna od namena. Model ISO/IEC 25012, kot ga opisuje portal iso25000.com, jo povezuje z zahtevami, ki jih določi organizacija sama.
Za ponazoritev vzemimo podjetje, ki vzdržuje opremo strank. Preden se pogodba o vzdrževanju izteče, naj program skrbniku stranke pošlje opomnik. Opomnik ostane v podjetju in ga stranka ne vidi, tisti, ki ne pride, pa lahko pomeni zamujeno podaljšanje.
Britanski okvir je namenjen osrednji državni upravi, po lastnih besedah pa je veliko njegovih pojmov in pristopov širše uporabnih. Opredelitve lastnosti podatkov v nadaljevanju so povzete po njem in po članku njegove izdajateljice, službe Government Data Quality Hub, oba pa sledita opredelitvam združenja DAMA UK. Slovenski izrazi so naš prevod. Postopek preverjanja je dobra praksa in ne predpis.
Seznam polj izpeljite iz zapisanih pravil opravila, ker vsak pogoj in vsako dejanje nekaj prebere. Pravilo »če je pogodba aktivna in se bliža datum izteka, pošlji opomnik skrbniku« bere stanje pogodbe, datum izteka in e-naslov skrbnika. Za sporočilo potrebuje še šifro pogodbe in ime stranke. Če proces še ni zapisan, začnite s popisom poslovnih procesov, sicer pravil nimate od kod vzeti.
Ob vsako polje pripišite, kaj pravilo z njim naredi in kaj sledi, če je vrednost napačna ali je ni. Tako hitro vidite, od česa je rezultat res odvisen. Government Data Quality Hub pri popolnosti poudarja prav to razliko: treba je ugotoviti, kateri podatki so kritični in kateri neobvezni. Če pri stranki manjka telefonska številka, opomnik vseeno pride. Če pri pogodbi manjka datum izteka, pravilo nima po čem presoditi, ali naj ga pošlje.
Nato vprašajte sodelavca, ki opravilo danes opravlja, kaj pri delu pogleda, česar pravilo ne omenja. Lahko se izkaže, da pred klicem stranki prebere opombo, v kateri piše, da pogodbe ne bodo podaljšali. Pravilo opombe ne bere, zato bo skrbnik opomnik dobil tudi za to pogodbo. Če je tak podatek pomemben za odločitev, naj dobi svoje polje.
Zapise, ki jih bo avtomatizacija brala, izvozite v preglednico in delajte na kopiji z zapisanim datumom izvoza. Za večino preverjanj zadoščajo filtriranje, razvrščanje in štetje. Vira med preverjanjem ne spreminjate, za vsako polje s seznama pa zapišete, koliko zapisov ste pregledali in koliko jih ne ustreza.
| Kaj preverjate | Kako to naredite na izvozu | Kaj lahko najdete pri pogodbah |
|---|---|---|
| Manjkajoče vrednosti (popolnost: bistvene vrednosti v zapisu so izpolnjene) | Pri vsakem polju s seznama filtrirajte prazne celice. Vprašajte tudi, ali se kakšni zapisi vodijo zunaj sistema, ker jih v izvozu ne bo. | Pogodba brez datuma izteka ali brez skrbnika, pogodba, ki jo nekdo vodi v svoji preglednici |
| Dvojniki (enkratnost: za vsako stvar obstaja le po en zapis) | Določite, po čem prepoznate isto stvar, pri pogodbi na primer po stranki in opremi, nato po tem razvrstite vrstice. Zapis je lahko dvojnik, čeprav se nekatera polja razlikujejo. | Podaljšana pogodba je vpisana kot nova vrstica, stara pa je ostala aktivna, zato opomnik pride tudi zanjo. |
| Oblike (veljavnost: podatek je v pričakovani obliki in razponu) | Razvrstite stolpec in poglejte začetek in konec seznama. Preverite, ali so datumi res datumi in ali so vrednosti z dogovorjenega seznama. | Datum, vpisan kot besedilo, skrbnik ponekod z imenom in drugje z začetnicami, e-naslov brez znaka @ |
| Zastareli zapisi (ažurnost: vrednosti so posodobljene) | Skrbnike primerjajte s trenutnim seznamom zaposlenih. | Skrbnik, ki je že odšel iz podjetja |
| Neskladni podatki (skladnost: vrednost ne nasprotuje drugi vrednosti v istem zapisu ali v drugi zbirki) | Filtrirajte kombinacije, ki ne morejo držati, na primer aktivno stanje in datum izteka v preteklosti. Če je isti podatek še kje drugje, izvozite tudi tisti vir in vrednosti primerjajte po skupni šifri. | Aktivna pogodba z iztekom v preteklosti, datum izteka, ki se v poslovnem sistemu razlikuje od datuma v preglednici prodaje |
Izvoz ne pove vsega. Government Data Quality Hub piše, da veljavni podatki pomagajo pri nemotenem teku avtomatiziranih podatkovnih procesov, in hkrati opozarja, da veljavna vrednost ni nujno točna. Datum izteka je lahko v pravilni obliki in vseeno napačen. Točnost, po britanskem okviru stopnjo ujemanja podatkov z resničnostjo, zato preverite zunaj izvoza: nekaj zapisov, pri katerih se iztek bliža, in nekaj starejših primerjajte s podpisano pogodbo.
Kadar se viri razhajajo, odloči lastnik podatka, kateri velja. Če se razhajanja ponavljajo, ker več ljudi isti podatek vpisuje na več mestih, gre za dvojni vnos podatkov. Če podatke hkrati selite v nov sistem, sta enkratno čiščenje in preslikava posebno delo, ki ga opisuje prispevek o prenosu podatkov v novo programsko rešitev.
Britanski okvir ne postavlja mejne vrednosti, ki bi veljala za vsako rabo. Pravi, da popolna kakovost ni vedno dosegljiva, njegove smernice pa svetujejo, da za vsako preverjanje sami določite, kaj pomeni primernost za namen. Mejo zato določite pri vsakem polju posebej, glede na to, kaj se zgodi z zapisom, ki preverjanja ne prestane.
| Polje | Če je vrednost napačna ali je ni | Kaj odločite |
|---|---|---|
| Datum izteka | Opomnik ne pride ali pride ob napačnem času, skrbnik pa tega sam ne opazi. | Datume, pri katerih ste našli napako, popravite pred vklopom. Zapis brez datuma gre na seznam za sodelavca. |
| Skrbnik | Opomnik pride k napačnemu človeku ali k nikomur. | Najdene napake popravite pred vklopom. Pogodba brez skrbnika gre na seznam za vodjo vzdrževanja. |
| Stanje pogodbe | Končana pogodba, označena kot aktivna: skrbnik dobi odvečen opomnik in ga lahko sam prepozna. Aktivna pogodba, označena kot končana, ali pogodba brez stanja: opomnika ni in tega nihče ne opazi. | Prazna stanja in končane pogodbe z iztekom v prihodnosti preverite pred vklopom. Posamezni odvečni opomniki so sprejemljivi, če skrbnik vsakega sporoči in se zapis popravi. |
| Opomba | Na opomnik ne vpliva, ker je pravilo ne bere. | Polja ne preverjate. Če podatek iz opombe dobi svoje polje, ga preverite kot druga. |
Napake, ki ste jih sprejeli, ne smejo izginiti potiho. Kaj program stori z neustreznim zapisom, je odvisno od nastavitve: lahko se ustavi ali pa zapis preskoči, in tedaj nihče ne ve, da opomnika ni bilo. Pred vklopom zato avtomatizacijo preizkusite tudi na zapisih z napako in poglejte, kaj se zgodi.
Mejo zapišite tako, da jo lahko pri naslednjem preverjanju izmerite: kot število ali delež neustreznih zapisov ali kot da ali ne, ob vsakem polju posebej. Pri datumu izteka je lahko to »ob vklopu noben datum v napačni obliki, pri primerjanih zapisih nobena razlika s podpisano pogodbo, vsi zapisi brez datuma na seznamu«, pri stanju pogodbe pa »nobeno prazno stanje, vse končane pogodbe z iztekom v prihodnosti pregledane, odvečni opomniki do števila, ki ga določi lastnik procesa«. Kolikšen seznam je še obvladljiv, naj pove sodelavec, ki ga bo obdeloval.
Lastnik procesa nato odloči med temi možnostmi:
Rezultat preverjanja in datum izvoza shranite, da boste naslednje preverjanje imeli s čim primerjati.
Britanski okvir med načeli navaja odgovornost za kakovost podatkov v ekipi ali organizaciji. Kako si jo razdelite, je vaša odločitev. Spodnja razdelitev je dobra praksa:
Popravek na kopiji izvoza ne pomaga, ker se z naslednjim izvozom vrne stara vrednost. Zato vodite kratek seznam popravkov: zapis, polje, ugotovitev, kdo popravi, do kdaj in ali je popravek narejen v viru.
Pri napaki, ki se ponavlja, poiščite vzrok: je nastala pri vnosu, ob prenosu iz drugega programa ali je podatek sčasoma zastaral? Okvir priporoča analizo temeljnih vzrokov, da se težave rešijo pri viru, namesto z začasnimi popravki.
Če napake le čistite, se čiščenje ponavlja. Britanski okvir svetuje, naj bodo izboljšave čim bolj zgodaj v življenjskem ciklu podatkov, med možnimi težavami pri zajemu pa navaja napake pri ročnem vnosu, nepopolne in podvojene podatke ter neenotne oblike. Kakovost se pri viru lahko izboljša s pravili preverjanja. Kjer program to omogoča, si pomagajte takole:
Pravila za polja, torej kaj je obvezno, katere vrednosti so dovoljene in kdo je lastnik podatka, zapišite v standard procesa. Tako ne ostanejo v glavi človeka, ki je avtomatizacijo nastavil.
Isto preverjanje ponavljajte. Government Data Quality Hub ocenjevanje kakovosti opisuje kot stalen proces, ker se podatki s časom spreminjajo, okvir pa priporoča, da vnaprej premislite o vplivu sprememb v sistemih. Preverjanje zato ponovite ob dogovorjenem času in vsakič, ko se spremeni program ali oblika izvoza.
Kadar polja vsebujejo osebne podatke, na primer e-naslov skrbnika ali kontaktne osebe pri stranki, velja zanje načelo točnosti iz točke (d) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). Osebni podatki so po njej »točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni«, sprejeti pa je treba vse razumne ukrepe, da se netočni osebni podatki ob upoštevanju namenov obdelave brez odlašanja izbrišejo ali popravijo.
Ta točka govori le o osebnih podatkih in ne določa načina preverjanja ali dopustne meje, zato je opisani postopek dobra praksa. Meja, ki jo določite za avtomatizacijo, te zahteve ne spreminja: napaka, ki je za opomnik sprejemljiva, je lahko še vedno netočen osebni podatek.
V kopiji izvoza so isti osebni podatki kot v viru, zato zanjo veljata tudi točki (e) in (f) istega odstavka. Osebni podatki se v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznika, hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene obdelave, obdelujejo pa se na način, ki zagotavlja ustrezno varnost. Katere ukrepe pri kopiji izvoza uporabite, točki (e) in (f) ne določata. Dobra praksa je, da dostop do kopije omejite in kopijo odstranite, ko je ne potrebujete več.
Za začetek zadoščajo sodelavec, ki opravilo opravlja, in izvoz. Skupaj iz pravil izpišite polja, na izvozu naredite preverjanja in pri nekaj zapisih preverite točnost. Z lastnikom procesa določite meje in odprite seznam popravkov. Na koncu odločite, ali avtomatizacijo vklopite, vklopite s seznamom ali počakate.
Popisovanje, optimizacija in standardiziranje poslovnih procesov so med znanji izobraževalnega programa 365°Digital, optimizacija in standardizacija procesov pa je eden od njegovih korakov. Vprašanja, ki vam po preverjanju ostanejo odprta, nam lahko zastavite prek kontaktne strani.
Kar popravite v viru, se z naslednjim izvozom ne vrne, pravilo pri vnosu pa napako, ki jo zna prepoznati, ustavi, preden pride v zbirko.
Prijavite se na naše inspiracijske e-novice in prejmite brezplačni priročnik:
»Odkrijte svojo hierarhijo vrednot«
MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45
365°Digital © 2026 Vse pravice pridržane.
Spletno stran vzdržuje in nadgrajuje Aithena | Originalna izdelava: Starfiniti d.o.o.
