Usposabljanje za delo z dokumentarnim gradivom

Kdo v resnici mora biti strokovno usposobljen za delo z dokumentarnim gradivom

V marsikateri ustanovi je za dokumentacijo zadolžena ena sama oseba. Dokler ta oseba dela, vprašanje o njeni formalni usposobljenosti ne pride na mizo. Postavi se takrat, ko odide, ko jo nekdo nadomesti ali ko kdo od zunaj vpraša, na kakšni podlagi je bilo gradivo urejeno.

Zahteva po strokovni usposobljenosti ni splošna in ne velja za vse, ki v službi delajo z dokumenti. Državni portal SPOT jo navaja takole: uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom, morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu. Kot pravno podlago navaja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) in Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG).

V tem stavku sta dve stvari, ki se pri branju hitro spregledata. Prva je, da se zahteva veže na uslužbenca in ne zgolj na ustanovo kot celoto. Ustanova ne more biti usposobljena namesto človeka, ki gradivo dejansko vodi. Druga je, da je krog zavezancev opredeljen: gre za javnopravne osebe, torej za javne ustanove, šole, zdravstvene in socialnovarstvene izvajalce, občine in podobne subjekte.

Poleg njih se usposabljanja, ki jih organizira Arhiv Republike Slovenije, naslavljajo tudi na delavce ponudnikov storitev, torej na tiste, ki zajem in hrambo gradiva opravljajo za druge. Kdor to počne kot storitev za naročnike, torej ni zunaj kroga zgolj zato, ker je zasebno podjetje.

Če vaša organizacija ne sodi v nobeno od teh skupin, navedeni vir za vas te zahteve ne postavlja. To pa ni isto kot trditev, da za vas ne velja nobena obveznost v zvezi z dokumentacijo. Odsotnost dolžnosti v enem predpisu ne pove ničesar o drugih predpisih, ki lahko vašo dejavnost urejajo posebej. Koliko časa je treba posamezno gradivo sploh hraniti, je ločeno vprašanje in ga obravnavamo v prispevku Roki hrambe dokumentov: koliko časa hraniti kaj.

Kaj je preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu

Zakonska usposobljenost stoji na dveh nogah. Prva je izobrazba: najmanj srednja. Druga je opravljen preizkus strokovne usposobljenosti, in ta se opravlja pri pristojnem arhivu.

Beseda pristojni je tu ključna in odloča o tem, ali je zahteva izpolnjena ali ne. Usposabljanja za uslužbence, ki delajo z dokumentarnim in arhivskim gradivom, organizira Arhiv Republike Slovenije, izvajajo pa jih arhivi v javni arhivski službi. Preizkus torej opravite pri arhivu, ne pri ponudniku izobraževanja, pri katerem ste se učili. To je tudi naslov, na katerega se obrnete, če za posameznega zaposlenega ne veste, ali preizkus ima.

Kot podlago za pogoje in potek preverjanja državna stran navaja Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom. Za organizacijo to pomeni, da vsebina in način preizkusa nista stvar dogovora med delodajalcem in zaposlenim.

Usposabljanje in preizkus nista ista stvar

Usposabljanje in preizkus nista ista stvar in tudi ne potekata ob istem času. Gre za dva ločena dogodka.

Usposabljanje je praviloma dvodnevni seminar. Preizkus strokovne usposobljenosti je samostojen dogodek, ki praviloma sledi približno mesec dni po usposabljanju. Na državni poti se udeležencu izda potrdilo, opravljen preizkus pa je nekaj drugega kot udeležba na seminarju. V kadrovski mapi zato ne iščete le potrdila, ampak dokazilo, da je bil preizkus pri pristojnem arhivu opravljen. Dva papirja sta lahko na pogled zelo podobna in ne dokazujeta istega.

Z opravljenim preizkusom se tudi ne konča vse. Po njem se pričakuje dopolnjevanje in obnavljanje strokovnega znanja. Kdor je preizkus opravil pred desetimi leti in se od takrat ni izobraževal, torej ni v istem položaju kot nekdo, ki znanje redno osvežuje.

Kje se v to umesti tečaj, kot je ABC arhiviranja

Med usposabljanjem in preizkusom ostane prostor za pripravo, in ta je za marsikoga tisti del, ki dejansko zahteva čas. Sem sodijo tečaji ABC arhiviranja, ki jih izvajamo v treh stopnjah.

Program naslavlja javne ustanove in podjetja, ki poslujejo s pridobljenimi koncesijami. Vsak modul poteka po mesečnem ritmu: predavanje, prikaz slišane teorije v praksi, vprašanja in odgovori ter spoznavanje zakonodaje. Ob koncu vsakega meseca je kratek test, s katerim udeleženec vidi, katero vsebino je smiselno predelati še enkrat. Udeleženec dobi tudi obrazce za delo, med njimi obrazec za pripravo seznama popisa arhiva. Kot izvajalec navajamo, da je vsebina pripravljena skladno z zakonodajo in s katalogom zahtevanih znanj Arhiva Republike Slovenije.

Tu je treba potegniti črto, ki je za organizacijo praktično pomembna. Po uspešno opravljenem usposabljanju en udeleženec organizacije prejme potrdilo o prisotnosti na tečaju in potrdilo o usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom. To sta dokumenta izvajalca izobraževanja.

Zakonsko zahtevo iz prvega razdelka pa izpolni opravljen preizkus pri pristojnem arhivu. Nobeno javno dostopno gradivo ne vzpostavlja razmerja priznavanja ali enakovrednosti med potrdilom izvajalca izobraževanja in državnim preizkusom. Potrdilo tečaja zato dokazuje opravljeno izobraževanje, ne pa izpolnjevanja zakonske zahteve. Če v svoji mapi hranite oboje, ju vodite kot dva različna dokumenta z dvema različnima namenoma.

Kaj naj organizacija preveri v svojih kadrovskih evidencah

Vprašanje se da razčistiti brez pravnega mnenja, če se ga lotite po vrsti. Najprej ugotovite, kdo pri vas dokumentarno gradivo dejansko vodi, ne kdo je za to formalno zadolžen v sistemizaciji. To pogosto nista ista človeka.

Nato preverite, ali vaša organizacija sodi med javnopravne osebe ali med ponudnike storitev zajema in hrambe gradiva. Če je odgovor pritrdilen, se pri vsaki od prej ugotovljenih oseb ustavite ob naslednjem:

• ali ima najmanj srednjo izobrazbo,
• ali ima dokazilo o opravljenem preizkusu pri pristojnem arhivu in ne zgolj potrdila o udeležbi na izobraževanju,
• kdaj je bil ta preizkus opravljen in ali je bilo znanje od takrat dopolnjeno.

Kjer dokazila ni, to samo po sebi ni ugotovitev o kršitvi in tudi ne nekaj, kar bi delodajalec razsodil sam. Je pa to točka, na kateri je vredno vprašati pristojni arhiv, ki preizkuse izvaja.

Kje se tega lotiti

Priprava je svoje delo in preizkus je svoje. Kdor ima v organizaciji človeka, ki gradivo vodi brez sistematičnega znanja, se najprej ukvarja s pripravo, in prav to je namen stopenjskega tečaja.

Če vam ni jasno, ali zahteva za vašo organizacijo sploh velja in koga pri vas zadeva, se o tem najprej pogovorimo. Za uvodno svetovanje nas kontaktirajte in skupaj poglejmo, kje pri vas stvari dejansko stojijo.

MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec

Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45

Informacije

Programi

Vsebina