Odločitev navadno pade hitro. Podjetje sklene, da bo dokumentacijo končno uredilo, zapiše, kako dolgo bo katero gradivo hranilo in kdo bo imel dostop do njega, potem pa se ustavi pri prvem konkretnem vprašanju. Pravilo govori o pogodbah, ki naj bi bile v arhivu, a je polovica med njimi v skupni mapi na strežniku. Govori o računih, urejenih po letih, ti pa so razdeljeni med dva sistema in eno omaro. Govori tudi o gradivu, za katero se med iskanjem izkaže, da zanj ni odgovoren nihče.
Vsako pravilo, ki ga je vredno zapisati, je pravilo o nečem. Če tega nečesa ne poznate, vaša pravila opisujejo arhiv, kakršen bi po vaši predstavi lahko bil, ne tistega, ki ga v resnici imate. Popis dokumentarnega gradiva je tisto, kar to razliko odpravi. Je posnetek stanja, iz katerega je razvidno, kaj imate, kje to je in v kakšni obliki.
Zato popis ni administrativna faza pred pravim delom. Je podlaga, na kateri se vse nadaljnje odločitve šele lahko sprejmejo.
Najpogostejša težava pri popisu ni nenatančnost, ampak preozko zastavljen obseg. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 in 51/14) v 2. členu dokumentarno gradivo opredeli kot »vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb«.
Ta opredelitev ne omenja nosilca zapisa. Zajema torej papir v omari, elektronsko pošto v poštnem predalu, datoteke v skupni mapi in priloge, ki živijo znotraj poslovnega sistema. Kdor prešteje škatle, je izmeril tisti del gradiva, ki je najbolj viden, in izpustil tistega, ki najhitreje raste.
Enako pomembno je, česa navedena določba ne ureja. Opredeljuje pojem in njegov obseg, o obliki popisa pa v njej ni ničesar: ne o tem, kako naj bo videti, ne o tem, katere stolpce naj ima, ne o tem, do kdaj naj nastane. Vprašanje, s katerim se boste v praksi ukvarjali, zato ni, kakšen popis zahteva prav ta določba, ampak kakšen popis bo pozneje res uporaben. To je dobra novica, ker pomeni, da ga lahko prilagodite svojemu poslovanju, in slaba, ker vam nihče ne bo povedal, kdaj ste končali.
Popis, ki ga boste v resnici uporabljali, ne opisuje posameznih dokumentov, ampak vrste gradiva. Posamezna pogodba v popis ne sodi, pogodbe z dobavitelji za obdobje od 2015 do 2023 pa sodijo. Ta razlika odloča o tem, ali bo popis nastal v nekaj tednih ali nikoli.
Da bo zapis pozneje uporaben, mora povedati naslednje:
Vsaka od teh postavk je vprašanje, na katero boste pozneje morali odgovoriti, in ceneje je odgovoriti zdaj, ko gradivo pregledujete, kot takrat, ko boste odgovor potrebovali takoj. Seznam torej ni obrazec, ki bi ga bilo treba izpolniti do konca, ampak najmanjši nabor podatkov, brez katerega popis pozneje ne pove dovolj, da bi se dalo na njegovi podlagi karkoli odločiti.
Popisi se redko ustavijo zato, ker bi bilo gradiva preveč. Ustavijo se na mestih, ki so povsem običajna in jih je vredno pričakovati.
Gradivo, ki ga nihče ne prevzame. Nekdo je zbirko urejal leta, potem pa odšel. Gradivo je še vedno tam, znanja o njem pa ni. Takšna zbirka v popisu pogosto konča kot prazna vrstica, ki jo vsi preskočijo.
Ista vrsta gradiva na treh mestih s tremi imeni. Kadrovska služba ji reče eno, računovodstvo drugo, vodstvo tretje. Posledica je, da se zbirka prešteje enkrat, trikrat ali sploh ne.
Sistem, iz katerega ni izvoza. Vsebina obstaja, a je ni mogoče niti izpisati. Tu popis ne more biti natančen, lahko pa pošteno zapiše, da vsebina obstaja in da je za dostop potrebna pomoč dobavitelja. To je uporabnejše od izpuščene vrstice.
Kopije, ki jih nihče ne loči od izvirnika. Isto gradivo je na dveh mestih in nobeno ni označeno. Dokler to vprašanje ni razrešeno, se o hrambi in uničenju ni mogoče odločati.
Vsa ta stanja so normalno izhodišče in ne znak slabega poslovanja. Popis jih ne odpravi, naredi pa jih vidne, s čimer prenehajo biti tveganje, ki ga nihče ne pozna.
Ko popis obstaja, se spremeni več stvari hkrati.
Roki hrambe se lahko določijo za resnične vrste gradiva in ne za predstavljene. Koliko časa je treba hraniti katero vrsto dokumentov, je samostojno vprašanje z lastnimi pravili, o katerem smo pisali v prispevku Roki hrambe dokumentov. Brez popisa se ta pravila uporabijo na seznamu, ki ni vaš.
Notranja pravila lahko opišejo postopek, ki se dejansko izvaja. Kaj se je treba dogovoriti, preden delo preselite v digitalno okolje, smo obravnavali v prispevku Notranja pravila. Popis je tisti dokument, iz katerega ta dogovor dobi svoj predmet.
Vprašanje o posameznem dokumentu pa dobi odgovor, ki ni odvisen od spomina ene osebe. To je pri predaji dela, nadzoru ali sporu pogosto najpomembnejša posledica popisa.
Popis gradiva je veščina, ki se je je mogoče naučiti, in je eden od korakov na poti do brezpapirnega poslovanja. Program 365°Digital vodi podjetje skozi pet korakov digitalizacije, med katerimi so popisovanje poslovnih procesov, popisovanje gradiva, optimizacija in standardizacija procesov ter priprava notranjih pravil. Namenjen je vodstvom in zaposlenim, ki so odgovorni za organizacijo ali izvedbo procesov upravljanja z dokumentarnim gradivom.
Če pa vam manjka predvsem tisto, s čimer se popis dejansko začne, torej sama predloga, je bližje izobraževalni program ABC arhiviranja. Vsak modul programa poleg vsebine ponuja tudi obrazce za delo, med njimi obrazec, s katerim pripravite seznam popisa svojega arhiva. Obrazec je pripomoček tega programa, torej izhodišče: začnete s strukturo, ki jo je nekdo premislil namesto vas, in jo prilagodite svojemu gradivu.
Prijavite se na naše inspiracijske e-novice in prejmite brezplačni priročnik:
»Odkrijte svojo hierarhijo vrednot«
MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45
365°Digital © 2026 Vse pravice pridržane.
Spletno stran vzdržuje in nadgrajuje Aithena | Originalna izdelava: Starfiniti d.o.o.
