Nekdo v podjetju predlaga, da bi si v kadrovski službi pomagali z orodjem umetne inteligence. Morda ga kdo že uporablja. Odgovoriti je treba ta teden, odgovoriti pa mora nekdo, ki ni pravnik.
Prva past je v tem, kako se vprašanje postavi. Skoraj vedno se glasi, ali smemo uporabljati umetno inteligenco. Tako zastavljeno vprašanje nima odgovora, ker noben veljaven predpis ne veže pravnih posledic na to, ali neko orodje imenujemo umetna inteligenca. Odloča nekaj drugega: kaj orodje v resnici počne. Natančneje, ali se s pomočjo tega orodja sprejme odločitev o konkretnem človeku, ne da bi jo sprejel človek.
Splošna razlaga tega, kaj umetna inteligenca sploh je, pri tej odločitvi ne pomaga veliko. Bolj uporabno je ožje vprašanje: katera kadrovska opravila je danes smiselno predati sistemu in katerih ne.
Osrednja določba je 22. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov. Njen prvi odstavek se glasi: »Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov, ki ima pravne učinke v zvezi z njim ali na podoben način nanj znatno vpliva.«
V tem enem stavku sta dva pogoja in oba morata biti izpolnjena hkrati. Prvi je beseda »zgolj«: odločitev mora temeljiti izključno na avtomatizirani obdelavi. Drugi je učinek: odločitev mora imeti pravne učinke ali na podoben način znatno vplivati na človeka.
Ker morata biti izpolnjena oba, raba, ki ne izpolni nobenega od njiju, te določbe ne sproži. Orodje, ki pripravi osnutek besedila, ne sprejme nobene odločitve o nikomer. Prav tako je nima orodje, ki pomaga urediti zapisnik. Določba postane pomembna šele, ko se izid dotakne konkretne osebe in ko pri tem izidu ni nikogar, ki bi ga dejansko sprejel.
Ta pravica ni brezpogojna. Drugi odstavek istega člena določa tri primere, v katerih prvi odstavek ne velja: kadar je odločitev nujna za sklenitev ali izvajanje pogodbe med posameznikom in upravljavcem, kadar je dovoljena v pravu Unije ali pravu države članice, ki velja za upravljavca in določa tudi ustrezne ukrepe za zaščito pravic, ter kadar je utemeljena z izrecno privolitvijo posameznika.
Kjer se podjetje opre na pogodbeni razlog ali na privolitev, pa nastopi tretji odstavek: »V primerih, navedenih v točkah (a) in (c) odstavka 2, upravljavec podatkov izvede ustrezne ukrepe za zaščito pravic in svoboščin ter zakonitih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, vsaj pravice do osebnega posredovanja upravljavca, do izražanja lastnega stališča in izpodbijanja odločitve.« Izjema torej ni prosta pot, ampak zamenjava enega režima z drugim.
Kaj v posameznem primeru pomeni »znatno vpliva«, določba ne pove. Prav tako ne pove, koliko človeškega pregleda je dovolj, da odločitev ni več zgolj avtomatizirana. Za konkreten primer je to vprašanje za pravno mnenje in ne za splošno razlago.
Poleg tega, česa ni dovoljeno prepustiti sistemu, obstaja povsem ločena dolžnost: povedati, da se to dogaja. Točka (f) drugega odstavka 13. člena med informacijami, ki jih je treba zagotoviti, navaja »obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4), ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki«.
Enako besedilo se pojavi v točki (g) drugega odstavka 14. člena, ko podatki niso pridobljeni pri posamezniku samem, in v točki (h) prvega odstavka 15. člena kot del pravice do seznanitve. Dolžnost torej sledi podatkom in ne kanalu, po katerem so prišli.
Praktična posledica je preprosta in za organizacijo precej zahtevna. Nekdo mora biti sposoben povedati, kaj orodje počne, in to v jeziku, s katerim kandidat ali zaposleni lahko kaj naredi. Stavek »tako je odločil sistem« ni tak odgovor. Določba pri tem ne zahteva razkritja modela ali algoritma in ne predpisuje oblike; zahteva pa, da razlaga obstaja, preden jo kdo prvič potrebuje.
O tem predpisu kroži največ nenatančnih povzetkov, zato je vredno biti počasen in dobeseden.
Priloga III Akta o umetni inteligenci v točki 4 zajema zaposlovanje, upravljanje delavcev in dostop do samozaposlitve. Med visokotvegane razvršča »sisteme UI za zaposlovanje ali izbor fizičnih oseb, zlasti za ciljno oglaševanje delovnih mest, analizo in filtriranje prijav za zaposlitev ter ocenjevanje kandidatov« in »sisteme UI za odločanje o pogojih delovnih razmerij, napredovanju ali prenehanju delovnih pogodbenih razmerij, dodeljevanju nalog na podlagi vedenja posameznika oziroma osebnostnih lastnosti ali značilnosti ter spremljanju in ocenjevanju uspešnosti in vedenja oseb v takih razmerjih«.
To je seznam namenov, ne oznaka za oddelek. Orodje, ki pripravi osnutek oglasa ali povzame sestanek, v tej točki ni opisano nikjer. Trditev, da je umetna inteligenca v kadrovski službi visoko tvegana, torej ni natančna: visokotvegani so našteti nameni, ne vsa raba.
Tu pa je podatek, ki v povzetkih najpogosteje manjka. Tretji odstavek 113. člena Akta o UI, kakor ga je nadomestila točka (40)(b) Uredbe (EU) 2026/1744, določa, da se poglavje III, oddelki 1, 2 in 3, uporablja od »2. decembra 2027 v zvezi s sistemi UI, ki so razvrščeni kot visokotvegani na podlagi člena 6(2) in Priloge III«. Prav na tej podlagi so razvrščeni kadrovski sistemi. Zahteve za visokotvegane sisteme septembra 2026 torej še ne veljajo.
Iz tega ne sledi, da do takrat ni ničesar. Razvrstitev je resnična, obveznosti iz nje se še ne uporabljajo, GDPR pa velja zdaj in neodvisno od Akta o UI. Odlog zadeva en predpis, ne pravnega reda, in 22. člen ter dolžnost obveščanja se uporabljata ne glede nanj.
Vsako opravilo je vredno preveriti z dvema pogojema iz 22. člena, ne z vprašanjem, kako pametno je orodje.
Priprava besedil in administrativna podpora. Osnutek oglasa za delovno mesto, povzetek zapiskov, predloga dopisa. O nikomer se ne odloča, zato 22. člen ni sprožen, in v točki 4 Priloge III taka raba ni opisana. To je najmanj sporen del in hkrati tisti, kjer se prihrani največ časa.
Analiza podatkov o delu. Dokler gre za skupinske podatke o procesih, velja isto. Vprašanje se spremeni v trenutku, ko izid postane ugotovitev o določenem človeku, tudi če je bil vhod skupinski.
Filtriranje in razvrščanje prijav. To je prvi od zgoraj navedenih namenov iz Priloge III, na katerega podjetje običajno naleti. Poleg tega je to prvo mesto, kjer lahko oba pogoja iz 22. člena postaneta izpolnjena že danes: če so kandidati izločeni, ne da bi kdo dejansko odločil, gre za odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi in za prizadetega ni brez posledic.
Ocenjevanje zaposlenih in spremljanje uspešnosti. Tudi to je eden od zgoraj navedenih namenov. Pri zaposlenem se izid navezuje na razmerje, ki že traja, kar je drug položaj kot pri kandidatu.
Odločitve o pogojih zaposlitve, napredovanju in prenehanju. To je jedro tega, kar 22. člen ureja: prav tu ima posameznik pravico, da zanj ne velja odločitev, sprejeta zgolj avtomatizirano. Če se podjetje želi opreti na katero od treh izjem, mora vedeti, na katero, in zagotoviti varovalke, ki jih ta izjema terja. Odgovornosti človeka na tem mestu ni mogoče nadomestiti s postopkom.
Skozi vseh pet gre ena črta. Bolj ko se opravilo oddaljuje od ustvarjanja besedila in približuje ustvarjanju izida za imenovanega človeka, manj ga je mogoče predati.
Naslednje ni zakonska zahteva, ampak priporočilo, ki ga je v praksi vredno upoštevati, ker se vsa zgornja vprašanja slej ko prej pojavijo naenkrat in običajno v neprimernem trenutku.
Zapiše se, za kaj konkretno se bo orodje uporabljalo, opisano kot opravilo in ne kot tehnologija. Zapiše se, ali njegov izid pride do odločitve o imenovani osebi in kdo to odločitev sprejme. Zapiše se, kaj se pove kandidatu ali zaposlenemu in kdo mu to zna pojasniti, če vpraša. In zapiše se, na katera od teh vprašanj organizacija sama ne zna odgovoriti.
Zadnja točka ni neuspeh vaje, ampak njen najbolj uporaben rezultat: seznam vprašanj za pravnika je krajši, cenejši in bolj natančen od splošnega vprašanja, ali smemo uporabljati umetno inteligenco. Kdor želi te dogovore zapisati bolj sistematično, bo v prispevku o tem, kaj se dogovori pred digitalizacijo, našel obravnavo notranjih pravil kot instrumenta.
Podlaga za vse zgornje odločitve ni orodje, ampak urejen proces in zapisani dogovori. To je tudi tisto, česar uči izobraževalni program 365°Digital: popisovanja poslovnih procesov in gradiva, optimizacije in standardiziranja procesov ter priprave vseh notranjih pravil, da lahko podjetje začne digitalno poslovati. Vsebina programa je po lastnem opisu pripravljena skladno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih in z GDPR.
Naj bo pošteno povedano: to je program digitalizacije poslovanja in ne tečaj o umetni inteligenci. Ureja tisto, kar mora biti urejeno, preden se katero koli orodje smiselno vklopi.
Če pa imate pred sabo konkreten predlog in ne veste, kam sodi, stopite v stik in skupaj poglejmo, katera vprašanja se v vašem primeru sploh odprejo.
Prijavite se na naše inspiracijske e-novice in prejmite brezplačni priročnik:
»Odkrijte svojo hierarhijo vrednot«
MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45
365°Digital © 2026 Vse pravice pridržane.
Spletno stran vzdržuje in nadgrajuje Aithena | Originalna izdelava: Starfiniti d.o.o.
