Podjetje bo del dela preselilo v sistem za upravljanje dokumentov ali v poslovni informacijski sistem in na sestanku nekdo vpraša, ali so ljudje na to pripravljeni. Odgovor »naši ljudje znajo delati z računalnikom« pove malo. Referentka, ki vsak dan piše dopise, morda še nikoli ni iskala dokumenta po podatkih, ki so mu pripisani. Vodja, ki je doslej podpisoval na papirju, bo odslej odobraval v sistemu.
Uporabno vprašanje je ožje: kaj bo vsaka vloga v novem procesu morala narediti in ali to že zna. Ocena digitalnih kompetenc zaposlenih nanj odgovori, če jo zastavite od procesa navzdol. Za to potrebujete skupni jezik za kompetence, jasen seznam tega, kar potrebuje vsaka vloga, preverjanje, kaj ljudje znajo, in načrt usposabljanja, ki je zaključen, preden se proces preseli.
Da se pogovor ne vrti okrog »računalniških znanj« na splošno, si pomagajte z evropskim okvirom digitalnih kompetenc DigComp. Pripravilo ga je Skupno raziskovalno središče Evropske komisije, različico DigComp 2.2 pa je Zavod RS za šolstvo leta 2023 izdal v slovenskem prevodu z naslovom Okvir digitalnih kompetenc za državljane.
Okvir razvršča digitalne kompetence po petih področjih: informacijska in podatkovna pismenost, komuniciranje in sodelovanje, ustvarjanje digitalnih vsebin, varnost ter reševanje problemov. Znotraj področij opredeljuje 21 kompetenc. Za vsako kompetenco opisuje osem ravni kompetentnosti, združenih v osnovno, srednjo, visoko in mojstrsko raven. Ravni se razlikujejo po zahtevnosti opravil, po samostojnosti, od dela ob podpori drugih do podpore, ki jo človek nudi drugim, in po kognitivni ravni.
Prva tri področja so vezana na posamezne dejavnosti, varnost in reševanje problemov pa sta prečni, ker ju potrebujemo pri vsaki dejavnosti z digitalnimi tehnologijami. Zato ju ocenite pri vseh vlogah, tudi pri tistih, ki bodo v novem sistemu opravile le malo korakov.
Okvir je napisan za državljane in prilagoditev prepušča uporabniku. Sam navaja, da ga je mogoče uporabiti tudi samo s področji in kompetencami, brez ravni. Podjetju zato ni treba prevzeti vsega. Iz okvira vzemite imena kompetenc, na primer upravljanje podatkov, informacij in digitalnih vsebin, sodelovanje z uporabo digitalnih tehnologij, varovanje osebnih podatkov in zasebnosti ali reševanje tehničnih težav, ter opis napredka po samostojnosti. Okvir je besednjak in merilo za pogovor, preizkus znanja pa ni.
Splošen računalniški test zato ni dobra pot. Pokaže, kdo zna oblikovati preglednico, ne pa, kdo bo znal opraviti korake novega procesa. Ocena ima smisel, ko je vezana na opravila, ki jih bodo ljudje res opravljali.
Izhodišče so vloge in koraki dogovorjenega prihodnjega procesa, kakršne zapiše standard procesa. Za vsako vlogo izpišite korake, ki jih bo opravljala v novem procesu, in vsak korak prevedite v opravilo, ki ga mora človek znati izpeljati. Opravilo pripišite kompetenci iz okvira in opisno zapišite pričakovano raven: preprosto opravilo ob podpori, običajno opravilo samostojno ali podpora drugim.
| Vloga | Kaj bo delala v novem procesu | Kompetenca po okviru DigComp | Pričakovana raven |
|---|---|---|---|
| Referent v glavni pisarni | Prejeti dokument vpiše v sistem z zahtevanimi podatki in ga dodeli v obravnavo | Upravljanje podatkov, informacij in digitalnih vsebin | Običajno opravilo samostojno |
| Vodja oddelka | Dokument odobri ali vrne v sistemu namesto na papirju | Sodelovanje z uporabo digitalnih tehnologij | Običajno opravilo samostojno |
| Prodajni referent | Stranki pošlje dokument iz sistema, ne da bi ji razkril podatke drugih strank | Varovanje osebnih podatkov in zasebnosti | Običajno opravilo samostojno |
| Vsi zaposleni | Prepozna sumljivo sporočilo in ne odpre njegove priponke | Skrb za varnost naprav | Preprosto opravilo, samostojno |
| Skrbnik sistema | Sodelavcem pomaga pri težavah z dostopom in jih uvaja v delo | Reševanje tehničnih težav | Podpora drugim |
Pričakovana raven je vaša odločitev. Okvir ravni ne pripisuje delovnim mestom, zato jo določite po tem, kako pogosto in kako samostojno bo vloga korak opravljala in kaj se zgodi, če ga opravi narobe.
Iz preglednice sestavite kratek vprašalnik. Vsaka postavka naj opisuje opravilo iz novega procesa. Trditev »V sistemu znam poiskati zadnjo veljavno različico pogodbe« pove več kot »Obvladam upravljanje dokumentov«. Za odgovore si izposodite samostojnost, po kateri okvir med drugim razlikuje ravni: ne znam, znam s pomočjo, znam sam, znam pomagati drugim. Taka lestvica ni raven po okviru, pove pa, kako samostojen je človek pri posameznem opravilu.
Samoocena je hitra in pokaže, kje je treba pogledati natančneje. Pokaže pa tisto, kar ljudje mislijo o sebi. Tudi okvir DigComp opozarja, da njegovi primeri znanja, spretnosti in stališč niso orodje za ocenjevanje ali samoocenjevanje, zato vprašanja sestavite iz svojega procesa. Za splošno osebno sliko obstaja evropsko orodje za samooceno, zasnovano na okviru DigComp, ki je na portalu Europass na voljo tudi v slovenščini. O vašem procesu ne pove ničesar, lahko pa ga ponudite sodelavcem, ki želijo širši pogled nase.
Preden vprašalnik razpošljete, povejte, kdo bo videl odgovore in da so namenjeni načrtovanju usposabljanja, ne ocenjevanju delovne uspešnosti. Če ljudje mislijo, da samoocena vpliva na oceno njihovega dela, je njihovim odgovorom težje zaupati.
Za opravila, ki so za proces najpomembnejša, dodajte kratko praktično nalogo. Med njimi naj bodo opravila iz varnosti in varovanja osebnih podatkov.
Naloga naj bo vzeta iz prihodnjega procesa in izvedena v preizkusnem okolju s preizkusnimi podatki: vpišite prejeti dopis v sistem in ga dodelite v obravnavo, poiščite pogodbo in jo pošljite stranki, med pripravljenimi sporočili prepoznajte lažno. Zraven je nekdo, ki proces pozna in opazuje, kje se človek ustavi.
Merila določite vnaprej: ali je bilo opravilo izpeljano do konca, samostojno ali s pomočjo, in ali so se zgodile napake, ki v resničnem delu štejejo, na primer napačen prejemnik, napačna različica dokumenta ali razkriti podatki. Naloga ni izpit. Njen namen je videti, kje se delo zatakne, dokler še poteka v preizkusnem okolju.
Za vsako vlogo postavite drugo ob drugo pričakovano raven in tisto, ki jo je pokazala naloga. Enaka razlika ima lahko različne vzroke.
Okvir DigComp ima za to tudi lastno kompetenco, prepoznavanje vrzeli v digitalnih kompetencah. Opisuje jo kot razumevanje, kje se kažejo možnosti za izboljšanje ali dopolnitev lastnih digitalnih kompetenc, kot sposobnost nudenja podpore drugim pri razvoju digitalnih kompetenc in kot iskanje priložnosti za samorazvoj. Zato rezultate z vsakim posebej pregledajte. Ocena, ki ostane v predalu vodje, nikogar ničesar ne nauči, ocena, ki jo človek razume in sprejme, pa je vaja prav v tej kompetenci.
Vsako vrzel spremenite v vrstico načrta: kdo, katero opravilo, na kakšen način, do kdaj glede na selitev procesa in kako boste preverili, da je vrzel zaprta. Za preverjanje uporabite isto nalogo kot pri oceni, da so rezultati primerljivi.
Način izberite po vrzeli. Opravila, ki jih bo vloga opravljala vsak dan, se najlaže naučijo z vodeno vajo na resničnem procesu v preizkusnem okolju. Redka opravila potrebujejo zapisano navodilo, ki ga človek odpre, ko ga potrebuje. Kratko ciljno usposabljanje ustreza vrzeli, ki jo ima več ljudi hkrati. Sodelavec, ki pomaga na začetku, pa koristi tistim, ki znajo veliko, a še niso samostojni. Pošiljanje vseh na isti tečaj je slaba izbira: kdor zna, izgublja čas, kdor ne zna, pa ostane z vrzeljo, ki je tečaj ne pokrije.
Načrt potrebuje tudi nosilca, ki skrbi, da se naloga ponovi. Brez njega se načrt konča z rokom, ki ga nihče ne preveri.
Usposabljanje naj se konča, preden se proces preseli, da se ljudje novih korakov ne učijo na živih zadevah. Po prehodu nalogo ponovite, ker resnično delo pokaže tudi tisto, česar preizkus ni.
Ocena digitalnih kompetenc je interno orodje podjetja. Vprašanje formalne usposobljenosti za določeno delo, kot je usposabljanje za delo z dokumentarnim gradivom, je ločena tema in ga ocena ne reši.
Preglednice vlog in opravil po oceni ne zaprite. Ko se proces ali sistem spremeni, se spremenijo tudi opravila vlog, zato jo ob vsaki taki spremembi odprite, dopolnite opravila in po potrebi ponovite nalogo. Tako o usposabljanju odločate po vlogah in opravilih, ki jih je pokazala ocena.
V izobraževalnem programu 365°Digital so digitalne kompetence samostojen korak na poti do digitalizacije poslovanja, pred optimizacijo in standardizacijo procesov ter programskimi rešitvami. O tem, katere vloge pri vas oceniti najprej in kako nalogo sestaviti iz vašega procesa, se lahko pogovorimo na svetovanju.
Ljudje, ki so nove korake preizkusili pred prehodom, jih na živih zadevah ne srečajo nepripravljeni.
Prijavite se na naše inspiracijske e-novice in prejmite brezplačni priročnik:
»Odkrijte svojo hierarhijo vrednot«
MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45
365°Digital © 2026 Vse pravice pridržane.
Spletno stran vzdržuje in nadgrajuje Aithena | Originalna izdelava: Starfiniti d.o.o.
