Dvojni vnos podatkov pomeni, da nekdo ročno vpiše podatek, ki je že zapisan nekje drugje: v drugem programu, v preglednici ali v dokumentu, ki ga je podjetje prejelo. Naročilo pride po elektronski pošti in ga prodaja pretipka v poslovni sistem. Podatke o stranki, ki so že v poslovnem sistemu, računovodstvo še enkrat vpiše v svoj program. Seznam odprtih naročil nekdo vodi v lastni preglednici in vanjo prepisuje, kar vidi v sistemu.
V teh primerih podatek nastane enkrat, vpisan pa je večkrat, vsakič z roko. Za dvojni vnos ne gre, kadar sistem podatek prevzame od drugega sistema brez človekovega posredovanja, kadar zapis le kaže na izvirni zapis in kadar nekdo podatek namenoma primerja z virom, ne da bi ga ponovno tipkal.
Dvojni vnos je lastnost procesa. Človek, ki tipka, opravlja korak, ki ga je proces predvidel, ali pa si ga je izmislil sam, ker drugače ni šlo. Zato ga iščete v procesu in tam tudi odpravite.
Orodja niso povezana. Prodaja, skladišče in računovodstvo so izbirali programe ob različnem času in za različne potrebe. Ko podatek potrebuje drug program, ga tja prenese človek.
Podatki pridejo od zunaj, na papirju ali v sporočilu. Stranka pošlje naročilo kot priponko, dobavitelj prinese dobavnico, serviser na terenu izpolni delovni nalog na papirju. Podatek je v teh dokumentih že zapisan, zato je dvojni vnos že to, da ga nekdo pretipka v vaš sistem. Če ga prepiše še v drugo orodje, se vnos ponovi še enkrat.
Podatek nima lastnika. Podatki o stranki živijo v poslovnem sistemu, v računovodskem programu in v imeniku prodajalca. Nihče ni določil, kateri zapis velja in kdo ga sme spreminjati, zato vsak oddelek vzdržuje svojega.
Obvozi. Ko sistem česa ne pokaže tako, kot ljudje potrebujejo, nastane preglednica. Kdor sistemu ne zaupa, si natisne seznam in nanj piše. Obvoz je imel razlog, ko je nastal, in lahko ostane še dolgo potem, ko razloga ni več.
V istem procesu se ti razlogi prepletajo. Rešitev zato izberete za vsako mesto posebej, ko veste, kateri razlog je tam na delu.
Iskanje se začne pri zapisu procesa, kakršen je danes. Če ga še nimate, je postopek opisan v prispevku o tem, kako se naredi popis poslovnih procesov. Na takem popisu sledite enemu podatku od koraka do koraka.
Izberite podatek, ki ga potrebuje več korakov in pri katerem napaka zmoti delo: davčno številko in naslov stranke, naročeno količino, dogovorjeni rok dobave. Pri vsakem koraku zapišite, od kod podatek pride, kam se vpiše, kdo ga vpiše in ali ga vpiše z roko ali ga program prevzame sam. Mesto, kjer se isti podatek vpiše ponovno, označite ob koraku in nadaljujte do konca procesa. Nato vzemite naslednji podatek.
Kaj ljudje pri delu prepisujejo, se iz popisa ne vidi zmeraj. Zato pri koraku vprašajte tiste, ki ga opravljajo:
Na dvojni vnos opozorijo tudi osebne preglednice, natisnjeni seznami z ročnimi pripisi, priponke, ki jih nekdo odpre in pretipka, in polja z istim imenom v različnih programih. Kjer jih najdete, vprašajte, kaj se vanje vpisuje in od kod.
Pri ročnem vnosu se lahko zgodi tipkarska napaka. Ta potuje naprej v korake, ki podatek berejo iz napačnega zapisa. Napačna davčna številka v računovodskem programu pride na račun, napačna količina v naročilu pride v skladišče.
Zapisi se s časom razidejo. Stranka sporoči nov naslov, prodajalec ga popravi v poslovnem sistemu, v računovodskem programu pa ostane stari. Od tedaj ima podjetje o isti stranki različna zapisa in vsak oddelek ima svojega za pravega.
Delo čaka na prepis. Naročilo, ki ga še nihče ni pretipkal, za skladišče ne obstaja, in kadar je človek, ki prepisuje, odsoten, korak stoji.
Nastane tudi delo, ki ga nihče ni načrtoval: usklajevanje seznamov, iskanje pravega podatka in vprašanja med oddelki o tem, katera številka velja. Več ko je kopij, več je mest, kjer se popravek lahko pozabi.
Vzemimo podjetje, ki prodaja blago drugim podjetjem. Sled podatkov o stranki in naročilu skozi popis bi lahko pokazala takšno sliko:
| Korak | Podatek | Od kod pride | Kam se vpiše | Ugotovitev |
|---|---|---|---|---|
| Prodaja sprejme naročilo | Stranka, artikli, količine | Priponka v elektronskem sporočilu | Poslovni sistem, z roko | Prepis dokumenta, ki pride od zunaj |
| Skladišče pripravi blago | Pripravljene količine | Natisnjeno naročilo z ročnimi pripisi | Poslovni sistem, z roko | Prepis s papirja, ki ga je ustvaril proces sam |
| Prodaja spremlja odprta naročila | Stranka, rok dobave, stanje | Poslovni sistem | Preglednica prodajalca | Obvoz, kopija brez lastnika |
| Računovodstvo izda račun | Podatki o stranki, količine | Izpis iz poslovnega sistema | Računovodski program, z roko | Prenos med nepovezanima programoma |
| Prodaja popravi naslov stranke | Naslov stranke | Sporočilo stranke | Poslovni sistem | Popravek ne pride ne v računovodski program ne v preglednico |
V isti sledi so vidni različni vzroki: dokument od zunaj, papir, ki ga ustvari proces sam, ker skladišče ne dela neposredno v sistemu, obvoz in programa, ki nista povezana.
Najpomembnejša ugotovitev se skriva v zadnji vrstici: podatki o stranki nimajo določenega vira. Kdor jih potrebuje, ima svojo kopijo, in nihče ni zadolžen, da so kopije enake. Ko je za vsako mesto znan vzrok, lahko izberete, kako ga odpravite.
Dvojni vnos se da odpraviti na več načinov. Noben ne ustreza vsakemu mestu in vsak za sabo nekaj pusti.
En vir in lastnik podatka. Za pomemben podatek določite, kateri sistem hrani veljavni zapis in katera vloga ga sme spreminjati. Drugi ga od tam berejo ali prevzamejo in ga pri sebi ne popravljajo. Ta možnost skoraj ne zahteva tehnike, zahteva pa dogovor med oddelki in navado, da se popravek opravi na enem mestu. Odločitev zapišite v standard procesa, da ne ostane ustna.
Preoblikovanje obrazca ali koraka. Podatek naj se vpiše tam, kjer nastane, in le enkrat. Polja, ki sprašujejo po že znanem podatku, odstranite. Stranka lahko naročilo odda prek spletnega obrazca namesto v priponki, serviser izpolni delovni nalog v elektronski obliki, skladišče potrdi količine neposredno v sistemu. Sprememba zadeva tudi ljudi zunaj ekipe, stranke in sodelavce na terenu, zato jo pripravite in razložite.
Uvoz. Podatke iz enega sistema izvozite v datoteko in jih uvozite v drugega. Uvoz je preprost in hitro pripravljen, prenese pa le stanje v trenutku izvoza, zato se zapisa med uvozi spet razhajata. Uvoz nekdo poganja ob dogovorjenem času. Polja obeh sistemov naj se ujemajo, sicer se napaka ob uvozu prenese v celoten nabor zapisov hkrati.
Povezava med sistemoma. Podatek prehaja iz enega sistema v drugega brez ročnega vnosa. Prepis s tem izgine, vprašanje, kateri zapis velja, pa ostane: povezava prenaša tudi napake, če vir ni določen. Povezava pomeni strošek in nekoga, ki jo vzdržuje, kadar se kateri od povezanih programov spremeni. Kadar izbirate nov sistem, je povezljivost z obstoječimi eno od meril, ki jih obravnava prispevek o izbiri programske rešitve.
Zajem iz skeniranih ali elektronskih dokumentov. Namesto da bi kdo dokument pretipkal, program podatke prepozna iz skenirane slike ali jih prevzame iz elektronskega dokumenta, ki jih nosi v strukturirani obliki. Prepoznavanje se lahko zmoti, zato korak preverjanja ostane, le da človek primerja namesto tipka. Kaj se potem zgodi s papirnatim izvirnikom, je ločeno vprašanje, o katerem govori prispevek o zajemu in pretvorbi dokumentov.
Začnite pri viru in lastniku. Dokler ni določeno, kateri zapis velja, tudi uvoz in povezava ne vesta, od kod jemati, in zmedo le hitreje razširita.
Nato poglejte, kje podatek nastane. To v veliki meri odloči, katera možnost pride v poštev najprej:
| Kje podatek nastane | Kaj pride v poštev najprej | V primeru naročila |
|---|---|---|
| Zunaj podjetja, na papirju ali v sporočilu | Preoblikovanje obrazca, zajem iz dokumenta | Stranka naročilo odda prek spletnega obrazca namesto v priponki. |
| V podjetju, na papirju, ki ga ustvari proces sam | Preoblikovanje koraka, vnos tam, kjer delo poteka | Skladišče pripravljene količine potrdi v sistemu, ne na natisnjenem naročilu. |
| V enem vašem sistemu, potrebuje ga drug | Uvoz ali povezava | Računovodski program podatke o stranki in količine dobi iz poslovnega sistema. |
| V osebni preglednici ali na seznamu | Ugotovite, česa sistem ne pokaže, in to uredite v sistemu | Prodaja odprta naročila spremlja v pregledu v sistemu, ki pokaže, kar je prej vodila v preglednici. |
Pri izbiri med uvozom in povezavo pomaga vprašanje, kako hitro se podatek spreminja in koliko korakov ga bere. Za podatek, ki se spreminja redko, je občasen uvoz lahko dovolj. Za podatek, ki se spreminja med delom in ga hkrati potrebuje več korakov, kot sta stanje naročila ali pripravljena količina, je posnetek stanja lahko zastarel, še preden ga kdo prebere.
Izberite najpreprostejšo možnost, ki mesto res odpravi, in preverite, da ne ustvari novega: preglednice za kontrolo uvoza ali ročnega popravljanja tistega, kar je povezava prenesla narobe. Po spremembi isti podatek še enkrat sledite skozi proces. Če ga nihče več ne tipka znova, je mesto zaprto.
Iskanje in odpravljanje dvojnega vnosa sodi v optimizacijo lastnih poslovnih procesov. Izobraževalni program 365°Digital optimizacijo svojih poslovnih procesov našteva med veščinami, ki se jih udeleženec nauči, skupaj s popisovanjem in standardiziranjem poslovnih procesov. Optimizacija in standardizacija procesov ima v programu svoj korak na poti do digitalnega poslovanja, pred korakom, namenjenim programskim rešitvam.
O tem, kateri podatek bi bilo v vašem procesu smiselno slediti najprej, se lahko pogovorimo na svetovanju.
Prvo sled lahko naredite že ob naslednjem naročilu: vzemite podatek o stranki in zapišite mesta, kjer ga kdo vpiše. Ta seznam je izhodišče za odločitev, kje bo podatek odslej živel.
Prijavite se na naše inspiracijske e-novice in prejmite brezplačni priročnik:
»Odkrijte svojo hierarhijo vrednot«
MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45
365°Digital © 2026 Vse pravice pridržane.
Spletno stran vzdržuje in nadgrajuje Aithena | Originalna izdelava: Starfiniti d.o.o.
