Skeniranje je končano, datoteke so na strežniku in nekdo postavi vprašanje, ki je bilo ves čas namen vsega skupaj: ali gre lahko papir zdaj v uničenje? Odgovor ni tako preprost, kot se zdi. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih na to ne odgovarja z eno samo določbo, temveč z več določbami, ki se med seboj ne prekrivajo in ne odgovarjajo na isto vprašanje.
Prvi razkorak nastane že pri besedah. Zajem in pretvorba sta v zakonu dva različna izraza, na katera so vezane različne posledice.
2. člen ZVDAGA zajem opredeli kot vsak uvoz metapodatkov o gradivu ali gradiva samega v strojno berljivi obliki v informacijski sistem za upravljanje z dokumenti ali v informacijski sistem za hrambo. Zajem je torej uvoz v sistem.
Pretvorbe zakon ne opredeli samostojno, opredeli pa njen rezultat. Zajeto dokumentarno gradivo je po istem členu gradivo, ki je nastalo ob pretvorbi izvirnega dokumentarnega gradiva v novo elektronsko obliko zapisa ali na mikrofilm. Pretvorba je torej dejanje, ki iz izvirnika ustvari nov zapis, zajem pa dejanje, s katerim tak zapis pride v informacijski sistem.
Za podjetje, ki je pravkar preskeniralo svoj arhiv, je to nadležna, a pomembna razlika. Skener sam po sebi ni ne zajem ne pretvorba v pomenu, ki ga uporablja zakon. Datoteka na namizju ni zajeto gradivo, dokler ni uvožena v sistem, ki gradivo upravlja ali hrani.
12. člen ZVDAGA pove, kdaj se pretvorba v digitalno obliko za dolgoročno hrambo šteje za zanesljivo. Zanesljiva je tista pretvorba, ki ohranja celovitost in uporabnost vsebine zajetega gradiva.
V tej določbi ni ločljivosti, ni predpisanega formata, ni zahtevane opreme in ni imena ponudnika. Merilo je vsebina in ne naprava. Kdor v zakonu išče tehnično specifikacijo za svoj skener, je tam ne bo našel. Določba je poleg tega omejena na pretvorbo za dolgoročno hrambo in ne velja kot splošno merilo za vsako skeniranje v podjetju.
13. člen ZVDAGA je določba, zaradi katere večina bralcev sploh pride do te teme. Izvirno dokumentarno gradivo se sme uničiti, če je opravljena pretvorba izvirnika v gradivo v digitalni obliki ali na mikrofilmu, ki izpolnjuje enake pogoje uporabnosti kot izvirno gradivo, če je zagotovljena hramba v skladu z določbami tega zakona glede hrambe gradiva v digitalni obliki ali na mikrofilmu, in če ta ali drug zakon ne določa drugače.
Ti pogoji veljajo skupaj in ne vsak zase. Pretvorba, ki ne dosega enakih pogojev uporabnosti, ne odpre poti do uničenja niti takrat, kadar je hramba brezhibna. Prav tako je ne odpre zagotovljena hramba brez ustrezne pretvorbe. Zadnji del stavka pa kaže iz tega zakona ven: kadar drug zakon določa drugače, velja drug zakon. Čist odgovor po ZVDAGA torej še ni čist odgovor povsod.
14. člen ZVDAGA ne daje dovoljenja, temveč ga oži. Izvirno dokumentarno gradivo, za katero je predpisan rok hrambe več kot pet let in ki nima lastnosti arhivskega gradiva, je dovoljeno uničiti samo, če je bilo pretvorjeno v digitalno obliko za dolgoročno hrambo ali zapisano na mikrofilm, in spet le, če ta ali drug zakon ne določa drugače.
Določba je napisana kot pogoj in ne kot pravica. Rokov samih ZVDAGA ne predpisuje, ampak izhajajo iz drugih predpisov, kar je tema zase in jo obravnavamo v prispevku o rokih hrambe dokumentov. Tukaj šteje predvsem to, da dolžina predpisanega roka spremeni, katera določba sploh pride v poštev.
15. člen ZVDAGA postavi mejo, ki je pretvorba ne premakne. Uničenje izvirnega dokumentarnega gradiva v fizični obliki, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, po pretvorbi v digitalno obliko ali zapisu na mikrofilm ni dovoljeno, razen če pristojni arhiv izrecno ne določi drugače. Skeniranje takega gradiva glede papirja torej ne spremeni ničesar. Ali ima konkretno gradivo lastnosti arhivskega gradiva, pa je vprašanje, na katerega mora podjetje odgovoriti za svoje gradivo.
Doslej je bilo govora o tem, ali papir sme v uničenje. To ni isto vprašanje kot vprašanje, ali digitalna enota, ki ostane, velja za enako izvirniku. Nanj odgovarjajo druge določbe istega zakona.
Razlika je povsem praktična. Podjetje lahko izpolni pogoje iz 13. člena, papir uniči in ostane z zapisom, katerega veljava ni urejena tako, kot je predpostavljalo. Ko je papir enkrat uničen, tega ni več mogoče urediti za nazaj.
31. člen ZVDAGA določa, da se na podlagi zakona vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu s tem zakonom, njegovimi podzakonskimi predpisi in pri državnem arhivu potrjenimi notranjimi pravili ter če drug zakon ne določa drugače. Potrditev notranjih pravil pri državnem arhivu je torej del samega pogoja in ne priporočilo ob njem.
Ta pogoj je danes strožji, kot je bil. Novela ZVDAGA-A je črtala 32. člen, torej določbo, po kateri je do enakosti izvirniku vodila tudi hramba po lastnih notranjih pravilih, ki jih državni arhiv ni potrdil. Ta pot je bila odstranjena. To ne pomeni, da so nepotrjena notranja pravila brez vrednosti, pomeni pa, da po njih ne vodi več pot do enakosti na podlagi zakona.
Kaj torej velja, kadar notranjih pravil ni? 33. člen ZVDAGA pove, da se enota hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če izpolnjuje pogoje varne hrambe v enaki meri kot enota izvirnega gradiva. Enako velja, kadar potrjena pravila konkretnega primera ne urejajo in kadar jih oseba v konkretnem primeru ni upoštevala.
To je presoja v konkretnem primeru in ne zagotovilo. Kako se bo izšla, določba ne pove, in nihče je ne more napovedati vnaprej, ne v korist podjetja ne proti njemu.
Tu se napaka pogosto zgodi v obe smeri. 18. člen ZVDAGA nalaga sprejem notranjih pravil in ravnanje v skladu z njimi javnopravni osebi, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, in ponudniku storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev. Druge osebe sprejmejo notranja pravila po lastni presoji oziroma če to zahteva drug zakon.
Kdo je javnopravna oseba, pa ni tako očitno, kot se sliši. 2. člen ZVDAGA jih opredeli kot državne organe, samoupravne lokalne skupnosti ter pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb. Kategorijo torej določa funkcija in ne pravna oblika, kar pomeni, da vanjo sodi tudi družba zasebnega prava, ki nosi javno pooblastilo ali izvaja javno službo. Ali je vaše podjetje med njimi, je vprašanje o vašem podjetju, in zakon zanj ne daje merila.
Podjetje, ki v to kategorijo ne sodi in tudi ne opravlja storitev zajema, hrambe ali spremljevalnih storitev za druge, po tem zakonu ni zavezano imeti notranjih pravil. S tem pa vprašanje ni zaključeno, saj 17. člen ZVDAGA faze priprave in organizacije zajema in hrambe nalaga poleg javnopravnih oseb in ponudnikov storitev tudi osebam, ki želijo uveljavljati veljavnost in dokazno vrednost svojega gradiva v skladu z določbami 31. člena tega zakona.
Nihče vas po tem zakonu ne sili v notranja pravila, brez njih pa tudi ne pridete do enakosti izvirniku, ki jo opisuje 31. člen. Kaj morajo taka pravila znotraj podjetja sploh dogovoriti, je ločena tema, ki jo odpira prispevek o tem, kaj dogovoriti pred digitalizacijo.
Preden kdorkoli podpiše uničenje, je smiselno odgovoriti na nekaj vprašanj o konkretnem gradivu in ne o digitalizaciji na splošno. Za kakšno gradivo gre in ali bi lahko imelo lastnosti arhivskega gradiva. Kakšen predpisan rok hrambe zanj velja in iz katerega predpisa izhaja. Ali pretvorba in hramba, ki ji sledi, izpolnjujeta to, kar zakon zahteva. Ali podjetje za to gradivo sploh potrebuje veljavo, ki jo opisuje 31. člen. In če jo potrebuje, ali notranja pravila obstajajo in ali so potrjena.
Pri zadnjem vprašanju se marsikatero podjetje ustavi, ker se izkaže, da pravil sploh ni. Program 365°Digital je zasnovan tako, da podjetje popiše in optimizira svoje procese ter svoje gradivo in pripravi svoja notranja pravila. Za znanje o delu z dokumentarnim gradivom 365 Digital ponuja izobraževalni program ABC arhiviranja. Če želite o svojem primeru svetovanje, se za pogovor lahko dogovorite neposredno.
Prijavite se na naše inspiracijske e-novice in prejmite brezplačni priročnik:
»Odkrijte svojo hierarhijo vrednot«
MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45
365°Digital © 2026 Vse pravice pridržane.
Spletno stran vzdržuje in nadgrajuje Aithena | Originalna izdelava: Starfiniti d.o.o.
