Prenos podatkov v novo programsko rešitev: priprava in prehod

Prenos podatkov v novo programsko rešitev: kaj prenesti in kaj pustiti

Prenos podatkov v novo programsko rešitev je načrtovana selitev zapisov v sistem, ki ste ga izbrali in preizkusili. Danes so ti zapisi v starem programu, v preglednicah, v elektronski pošti in v mapah. Kako ste prišli do izbire, opisuje prispevek o izbiri programske rešitve, kako ste rešitev preizkusili pri pilotni ekipi, pa prispevek o pilotni uvedbi programske rešitve.

Prenos sestavljajo odločitev o obsegu, čiščenje, preslikava, poskusni prenos, dan prehoda in potrditev. Kar pri tem spregledate, se v novem sistemu pokaže kot zapis, ki manjka ali je napačen, vzroka pa pozneje ni lahko najti.

Vsega ni treba prenesti. Za vsako skupino podatkov se odločite, ali jo prenesete v celoti, prenesete le stanje na dan prehoda, pustite v starem sistemu za vpogled ali shranite kot izvoz v arhivu. Odločitev se opre na vprašanja, ali bo kdo s temi podatki delal v novem sistemu, ali jih bo tam iskal in ali jih morate hraniti. Razdelitev je lahko na primer takšna:

Zgodovina, ki ostane zunaj, ni izgubljena, če veste, kje je in kdo jo lahko odpre. O tem odločite zdaj, ne šele ob izklopu starega sistema.

Popis virov: stari sistem, preglednice in papir

Preden kdo karkoli izvozi, zapišite vse kraje, kjer podatki danes živijo. Stari sistem ni nujno edini vir. Ob njem so lahko skupne in osebne preglednice, mape v elektronski pošti, dokumenti na skupnem disku in papirnate mape.

Za vsak vir zapišite:

• katere podatke hrani in za katero obdobje,
• kdo je njegov lastnik, torej kdo odgovarja za vsebino in o njej odloča,
• kako se podatki iz njega izvozijo in kdo to zna narediti,
• ali je izvirnik ali kopija podatkov iz drugega vira.

Kopije so past. Če so podatki o stranki v starem sistemu in še v preglednici prodaje, se zapisa lahko razlikujeta, in preden se odločite, katerega prenesete, morate vedeti, kateri velja. Kako podatku slediti skozi proces in ugotoviti, kje vse je vpisan, opisuje prispevek o dvojnem vnosu podatkov. Za prenos je dovolj, da lastnik za vsako skupino podatkov določi veljavni vir, preostale kopije pa po prehodu opustite.

Pri papirnatih mapah se odločite, ali njihovo vsebino v novi sistem vpišete ali zajamete, ali pa mape ostanejo, kjer so, in v sistemu zapišete le, kje jih najdete. Ročni vnos s papirja je delo z lastnim obsegom, rokom in preverjanjem, zato ga načrtujte posebej in ne kot del splošnega prenosa.

Čiščenje podatkov pred prenosom in kdo o čem odloči

Prenos sam napak ne odpravi. Napaka iz starega sistema v novem dobi le okolje, ki je videti urejeno. Pri pregledu izvozov iščite predvsem te vrste težav:

Ločite, kdo odloča in kdo izvaja. Katera od podvojenih strank ostane, kdaj je zapis zastarel in kaj se zgodi z zapisom brez obveznega podatka, so poslovne odločitve. Sprejme jih lastnik podatkov, izvajalec ali informatik pa jih izvede. Če odločitev prepustite tistemu, ki prenos tehnično pripravlja, bo podatke presojal brez poznavanja strank in zadev, ki so za njimi.

Kjer stari sistem še deluje, čistite v njem. Popravljen podatek tako velja že do prehoda in se ob ponovnem izvozu ne izgubi. Česar v viru ni mogoče popraviti, na primer šifre, ki je stari sistem ne dovoli spremeniti, uredite s pravilom ob prenosu. Vsako pravilo in vsako odločitev zapišite na seznam čiščenja, skupaj z imenom tistega, ki je odločil. Ta seznam boste potrebovali pri vsakem poskusnem prenosu in pri končnem.

Preslikava polj, šifrantov, enot in statusov

Preslikava pove, kam v novem sistemu gre vsak podatek iz starega in kako se pri tem spremeni. Pripravite jo kot preglednico skupaj z izvajalcem, potrdi pa jo lastnik podatkov. Za vsako polje zapišite staro polje, novo polje, pravilo pretvorbe in kdo je pravilo potrdil.

• Šifranti. Vsaka stara vrednost dobi novo. Vrednosti, ki v novem šifrantu nimajo para, zberite na seznam in o vsaki odločite. Ne smejo tiho izginiti ali dobiti privzete vrednosti, ker se napaka tako skrije v podatek, ki je videti pravilen.
• Enote. Če je količina v starem sistemu v kosih, v novem pa v paketih, ali so cene ponekod z DDV in drugod brez, zapišite pravilo pretvorbe in ga preverite na primerih.
• Statusi. Stara stanja zadev preslikajte na stanja v novem sistemu, ki sledijo dogovorjenemu standardu procesa. Zadeva v stanju, ki ga novi proces ne pozna, na primer »čaka pri vodji«, potrebuje odločitev: v katero novo stanje gre ali pa se pred prenosom zaključi.
• Obvezna polja brez vira. Novi sistem lahko zahteva podatek, ki ga stari ni hranil. Odločite, ali ga pred prenosom dopolnite ali ob prenosu vpišete dogovorjeno vrednost, ki jo je pozneje mogoče poiskati in popraviti.
• Prosto besedilo. Opombe lahko skrivajo podatke, ki imajo v novem sistemu svoje polje. Kar se da iz opombe razbrati le ročno, je ročno delo, in to načrtujte.

Preslikava je tudi zapis o tem, kaj se je s podatki zgodilo. Ko se v novem sistemu pojavi oznaka, ki je nihče ne prepozna, jo poiščete v preslikavi in ne v spominu izvajalca.

Osebni podatki med prenosom

Kjer so med strankami ali dobavitelji posamezniki in kjer zapisi vsebujejo kontaktne osebe ali zaposlene, prenašate tudi osebne podatke. Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) zanje med drugim določa:

• Po točki (d) prvega odstavka 5. člena morajo biti osebni podatki »točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni; sprejeti je treba vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki brez odlašanja izbrišejo ali popravijo ob upoštevanju namenov, za katere se obdelujejo« (načelo točnosti).
• Po točki (e) prvega odstavka 5. člena morajo biti osebni podatki »hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo« (načelo omejitve hrambe).

O prenosu med sistemi točki ne govorita in ne določata, katere zapise prenesti. Spodnja priporočila so zato dobra praksa in ne povzemajo besedila uredbe:

• Čiščenje je pravi trenutek, da netočne podatke o osebah popravite in da zapisov o osebah, ki jih ne potrebujete več, ne prenesete samo zato, ker obstajajo.
• Poskusni prenos na resničnih podatkih nosi iste osebne podatke kot izvirnik. Do preizkusnega okolja naj imajo dostop le tisti, ki prenos preverjajo.
• Izvozne datoteke iz starega sistema hranite na mestu z omejenim dostopom, ne v elektronski pošti ali na osebnem računalniku, in vnaprej določite, kdo jih po potrditvi prenosa odstrani.
• Kadar izvajalec pri prenosu obdeluje osebne podatke v vašem imenu, preverite, ali podpisana pogodba o obdelavi osebnih podatkov zajema tudi to delo.

Poskusni prenos na vzorcu in kako ga preverite

Pred pravim prenosom podatke prenesite v preizkusno okolje novega sistema, najprej na vzorcu, pred dnem prehoda pa še na vseh podatkih. Vzorec lahko prestane vsa preverjanja, celotna zbirka pa se zatakne pri zapisih, ki jih vzorec ni zajel. V vzorec ne izberite le čistih zapisov. Vanj sodijo tudi zapisi, pri katerih pričakujete težave: zadeve z izjemami, stara stanja, zapisi z manjkajočimi podatki, stranke z dolgo zgodovino in posebni primeri, ki jih poznajo ljudje pri delu.

Vsaka vrsta preverjanja ujame drugo napako:

• Število zapisov. Za vsako skupino podatkov primerjajte število zapisov v viru in v novem sistemu. Razliko morajo pojasniti zapisi, ki ste jih namenoma izpustili, in razlog zanje.
• Vsote. Kjer podatki nosijo zneske ali količine, primerjajte vsote: odprte postavke, zalogo po skladiščih, odprte naloge po nosilcih. Enako število zapisov še ne pove, da so vrednosti prave. Vsota razkrije napačno pretvorbo enot ali predznaka.
• Primerjava posameznih zapisov z virom. Izbrane zapise, tudi težavne, primerjajte z virom polje za poljem. Tako vidite, ali je preslikava šifrantov in statusov pravilna.
• Delo na prenesenih podatkih. Uporabniki v preizkusnem okolju opravijo svoje običajne naloge: poiščejo stranko, nadaljujejo odprto zadevo, pripravijo izpis. Tako se pokaže, česar primerjava ne ujame, na primer podatek, ki je prenesen, a ga sistem ne prikaže tam, kjer ga ljudje iščejo.

Vsako odstopanje zapišite z vzrokom (čiščenje, preslikava ali sam prenos) in z nosilcem. Popravite pravilo, ne posameznega zapisa v novem sistemu, sicer se ista napaka ob končnem prenosu vrne. Poskusni prenos ponavljajte, dokler se preverjanja ne ujemajo.

Dan prehoda: zamrznitev vnosa, končni prenos in vzporedno delo

Dan prehoda določite vnaprej in ga sporočite vsem, ki v starem sistemu delajo. Od dogovorjenega trenutka v starem sistemu nihče ne vnaša novih zapisov in ne spreminja obstoječih, da se podatki med izvozom in uvozom ne spremenijo. Temu pravimo zamrznitev vnosa.

Če dela ni mogoče ustaviti, na primer ker naročila prihajajo ves čas, vse, kar se zgodi po izvozu, zapisujte na ločen seznam in po prenosu vnesite v novi sistem. Brez tega seznama se zapisi, nastali po izvozu, izgubijo, ne da bi kdo opazil.

Končni prenos naredite s pravili, ki jih je potrdil zadnji poskusni prenos, in ga preverite enako: število zapisov, vsote, primerjava posameznih zapisov z virom. Šele ko se preverjanja ujemajo, uporabniki začnejo delati v novem sistemu. Vnaprej zapišite tudi, kaj storite, če se ne ujemajo: stari sistem ostane v rabi, dokler odstopanja niso razrešena.

Če bosta stari in novi sistem po prehodu nekaj časa tekla vzporedno, mora biti za vsako zadevo jasno, kateri zapis velja, sicer se podatki, ki ste jih pravkar preverili, kmalu spet razlikujejo. Kako o vzporednem delu presoditi, je opisano v prispevku o pilotni uvedbi.

Potrditev prenosa in stari sistem po prehodu

Prenos je končan, ko ga potrdijo tisti, ki so za podatke odgovorni. Vsak lastnik podatkov pisno potrdi svojo skupino na podlagi zapisnika preverjanja, v katerem so število zapisov, vsote, pregledani zapisi in odprta odstopanja z nosilcem in rokom. Prenos kot celoto potrdi lastnik procesa ali vodstvo. Brez take potrditve pozneje ni mogoče zanesljivo ugotoviti, ali je bil zapis, ki ga v novem sistemu ni, sploh kdaj prenesen.

Za stari sistem po prehodu odločite o naslednjem:

• Dostop za branje. Kdo lahko v starem sistemu še išče zgodovino in do kdaj. Pisanje vanj naj ne bo več mogoče, da mimo novega sistema ne nastajajo novi zapisi.
• Izvoz tistega, česar niste prenesli. V obliki, ki jo je mogoče prebrati brez starega programa, z opisom polj in šifrantov, da bo razumljiv tudi takrat, ko starega programa ne bo več.
• Hramba. Preden stari sistem izklopite, morate vedeti, katere zapise morate še hraniti in kako dolgo. To določajo predpisi za posamezne vrste dokumentov, kar pojasnjuje prispevek o rokih hrambe dokumentov.
• Pogodba in dostopi. Kdaj se pogodba za stari sistem konča, kdo odvzame uporabniške dostope in kdo potrdi, da je izklop mogoč.

Korak »optimizirane in implementirane programske rešitve« v izobraževalnem programu 365°Digital sledi optimizaciji in standardizaciji procesov. Stran program priporoča tudi informatikom, ki skrbijo za informacijske sisteme upravljanja z dokumenti ali za informacijsko varnost. Načrt prenosa lahko, preden ga potrdite z izvajalcem, prinesete na posvet.

MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec

Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45

Informacije

Programi

Vsebina