Uporabniške pravice določajo, kaj posamezen uporabnik v poslovni aplikaciji sme: katere zapise vidi, kaj vnese ali spremeni, kaj odobri, kaj izvozi in ali lahko spreminja nastavitve. To velja za poslovni informacijski sistem, sistem za upravljanje odnosov s strankami, sistem za upravljanje dokumentov, računovodski program, skupne mape in elektronsko pošto.
Nastavitev pravice je tehnični korak. Ko pravice uidejo izpod nadzora, je vzrok v odločitvah, ki jih nihče ni sprejel ali zapisal: nihče ne ve, kdo je pravico odobril, stara pravica po premestitvi ostane, račun sodelavca, ki je odšel, še vedno deluje. Pravice se spreminjajo s kadrovskimi dogodki, zato potrebujejo postopek, ki te dogodke spremlja.
Kdo ima dostop do katerih podatkov in kdo o tem odloča, podjetje dogovori v svojih notranjih pravilih. Ali dogovor drži, se pokaže ob vsakem prihodu, premestitvi, odsotnosti in odhodu ter ob rednem pregledu.
Če pravice dodeljujete vsakemu posebej, ima čez čas vsak svojo kombinacijo, ki je nihče ne zna več pojasniti. Bolj obvladljivo je, da pravice vežete na vloge, ljudem pa dodelite vloge. Vloga je skupek pravic, ki jih potrebuje določeno delo, na primer delo prodajnega referenta ali računovodje. Nov sodelavec dobi vlogo, ne seznama posameznih pravic.
Pri sestavljanju vlog upoštevajte dobro prakso najmanj potrebnih pravic: vloga dobi le tisto, kar delo zahteva. Kdor stranke le pregleduje, ne potrebuje pravice za urejanje. Kdor ureja posamezne zapise, ne potrebuje izvoza celotne zbirke. Kdor dela s podatki, ne potrebuje skrbniških nastavitev.
Vlog za programe ni treba izmišljevati na novo. Izhajajo iz korakov in vlog, ki jih zapiše standard procesa: kdor ponudbo pripravi, potrebuje drugačne pravice od tistega, ki jo odobri.
Vloge in pravice zapišite v preglednico, tako imenovano matriko vlog in pravic. Za vsako vlogo navedite aplikacijo, pravice in tisto, česar vloga ne sme. Primer za manjše podjetje:
| Vloga | Aplikacija | Pravice | Česa ne sme |
|---|---|---|---|
| Prodajni referent | Sistem za upravljanje odnosov s strankami | Vpogled v stranke in vnos strank, priprava ponudb | Izvoz celotnega seznama strank, brisanje strank |
| Vodja prodaje | Sistem za upravljanje odnosov s strankami | Vpogled v vse stranke, odobritev ponudb s popustom nad dovoljeno mejo | Spreminjanje uporabnikov in nastavitev |
| Računovodja | Računovodski program | Knjiženje, izpisi, priprava plačil | Potrditev plačil, ki jih je pripravil sam |
| Kadrovska služba | Kadrovska mapa v sistemu za upravljanje dokumentov | Branje in urejanje kadrovskih dokumentov | Dodeljevanje dostopa do mape drugim sodelavcem |
| Skrbnik sistema | Aplikacije, ki jih upravlja | Ustvarjanje uporabnikov, dodeljevanje vlog po odobritvi, nastavitve | Dodeljevanje pravic brez odobritve, delo s poslovnimi podatki prek skrbniškega računa |
V stolpcu »Česa ne sme« se pokažejo kombinacije, ki jih ne želite pri isti osebi, na primer pripravo in potrditev istega plačila.
Natančnost matrike ima ceno. Več ko je vlog, bolje se pravice ujemajo z delom in več je vzdrževanja. Matrika, ki je nihče ne vzdržuje, kmalu ne opisuje več stanja v programih. Premalo vlog pomeni, da vsi dobijo več, kot potrebujejo. Manjše podjetje lahko začne z grobimi vlogami po oddelkih in posebej loči le tisto, kar je občutljivo: kadrovske podatke, plačila in skrbniške pravice.
Včasih posameznik potrebuje pravico, ki je njegova vloga nima. Takšno izjemo zapišite z razlogom in z datumom, ko poteče. Izjema brez datuma postane del vloge, ne da bi o tem kdo odločil.
Sprememba pravic je sestavljena iz zahteve, odobritve in izvedbe. Kjer je mogoče, jih opravijo različni ljudje:
Skrbnik ne odobrava zahtev, ki jih izvaja, in sebi ne dodeljuje pravic sam. Spremembe skrbniških pravic odobri vodstvo.
Vsako spremembo zapišite: komu, katera vloga ali pravica, v kateri aplikaciji, od kdaj in do kdaj, kdo je odobril in kdo izvedel. Zadošča obrazec, zahtevek v sistemu za podporo ali preprost dnevnik v preglednici. Brez zapisa ob pregledu ni mogoče ugotoviti, ali je pravica ostala po pomoti ali z razlogom.
V podjetju brez informatika se vloge zgostijo: zahteva vodja, odobri direktor, izvede zunanji vzdrževalec. Delitev je skromnejša, zapis pa ostane enak in je zato še pomembnejši. Kadar direktor nastavitve izvaja sam, naj spremembe skrbniških pravic pozneje vidi še nekdo drug, na primer ob rednem pregledu.
Kadar poslovne aplikacije vsebujejo zapise o zaposlenih, o strankah, ki so posamezniki, ali o kontaktnih osebah pri partnerjih, hranijo osebne podatke. Zanje Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) med drugim določa:
Te določbe veljajo za osebne podatke. Matrike vlog, postopka ob odhodu zaposlenega in pogostosti pregleda pravic ne predpisujejo. Vloge, odobritve, zapisi in redni pregledi so dobra praksa in ne povzemajo besedila uredbe. Podjetju pa pomagajo, da ve, kdo ima do osebnih podatkov dostop in kdo mu ga je odobril.
Prihod. Vodja zahteva vlogo pred prvim delovnim dnem, da novi sodelavec začne s pravicami, ki jih potrebuje, in ne s pravicami, ki mu jih je kdo dodal na hitro. Pravic »za vsak primer« ne dodajajte. Kar manjka, se doda po istem postopku kot vsaka druga sprememba.
Sprememba vloge. Ob premestitvi se pravice nakopičijo, če postopek predvideva le dodajanje. Dodelitev nove vloge in odvzem stare zato zapišite kot isto spremembo. Prejšnji vodja potrdi, kaj se odvzame. Če človek nekaj časa še predaja delo, ohrani staro pravico do zapisanega datuma.
Odsotnost. Med daljšo odsotnostjo delo nekdo nadomešča. Nadomestni sodelavec dobi pravice nadomeščane vloge za dogovorjeno obdobje, lahko pa uporabite nadomeščanje, ki ga aplikacija ponuja sama, na primer prenos odobritev na namestnika. Geslo odsotnega sodelavca ni rešitev: vse, kar se v tem času zgodi, je zapisano pod njegovim imenom, in iz zapisov aplikacije pozneje ni razvidno, kdo je kaj naredil. Ko odsotnost mine, se nadomestne pravice odvzamejo. Pri dolgi odsotnosti se odločite, ali račun odsotnega ostane aktiven ali ga do vrnitve onemogočite.
Kadrovska služba sporoči datum odhoda skrbniku in lastnikom aplikacij takoj, ko je znan. Skrbnik iz zapisa sprememb pripravi seznam vseh računov in pravic odhajajočega sodelavca. Seznam je popoln le, če zajema tudi tisto, kar ni vezano na osrednjo prijavo:
Pred zadnjim dnem vodja poskrbi, da odprte naloge, dokumenti in pošta dobijo novega nosilca. Na zadnji delovni dan skrbnik račune onemogoči. Kadar je odhod nenaden ali človek dela z občutljivimi podatki, jih onemogoči v trenutku, ko je odhod znan.
Račun najprej onemogočite, izbrišete pa ga šele, ko njegove zgodovine ne potrebujete več, ker lahko izbris v aplikaciji zabriše, kdo je zapise ustvaril. Gesla skupnih računov, ki jih je odhajajoči poznal, zamenjajte isti dan in sprostite licence. Lastnik vsake aplikacije v zapisu potrdi, da je dostop zaprt.
Skupni račun je prijava, ki jo uporablja več ljudi, na primer splošni račun skladišča ali račun, s katerim se v aplikacijo prijavlja cel oddelek. Iz zapisov aplikacije pri takem računu ni razvidno, kdo je kaj naredil, sodelavec, ki odide, pa geslo še vedno pozna. Kjer je mogoče, ga nadomestite z osebnimi računi, ki imajo dostop do skupnega nabiralnika ali mape. Kjer se mu ne morete izogniti, na primer zaradi načina licenciranja, mu določite lastnika, vodite seznam ljudi, ki geslo poznajo, in geslo zamenjajte ob vsakem odhodu s tega seznama.
Skrbniški račun naj bo ločen od računa za vsakdanje delo. Skrbnik se z njim prijavi, ko spreminja nastavitve, za pošto in delo s podatki pa uporablja običajen račun. Tako napaka pri vsakdanjem delu ne poseže v nastavitve celotnega sistema.
Zunanji računovodja, pogodbeni sodelavec ali podpora izvajalca dobijo osebni račun z imenom, le v modulih, ki jih potrebujejo, z lastnikom na strani podjetja in z datumom konca. Dostop za podporo izvajalca vklopite, ko je potreben, in ga po opravljenem delu zaprite. Kadar zunanji partner osebne podatke obdeluje v vašem imenu, je to tudi vprašanje pogodbe z njim in ne le nastavitve računa.
Prekomerne pravice nastajajo iz majhnih odločitev, ki jih pozneje nihče ne prekliče:
Po točki (d) prvega odstavka 32. člena upravljavec in obdelovalec zagotavljata ustrezno raven varnosti glede na tveganje, kot je ustrezno, tudi s »postopkom rednega testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov«. Določba pregleda uporabniških pravic ne omenja in pogostosti ne določa. Redni pregled pravic je dobra praksa, s katero podjetje preveri, ali ukrepi pri dostopu še delujejo tako, kot so bili zamišljeni.
Pregled poteka po istem vzorcu za vsako aplikacijo:
Pogostost pregleda določi podjetje glede na tveganje. Aplikacije z osebnimi podatki zaposlenih ali s plačili pregledujte pogosteje kot tiste z manj občutljivimi podatki. Pregled sprožita tudi reorganizacija in zamenjava programa. Ko stari sistem ugasnete, je zaprtje njegovih dostopov del prehoda, ki ga opisuje prispevek o prenosu podatkov v novo programsko rešitev. Prvi pregled je najzahtevnejši, ker pokaže vse, kar se je nabralo. Naslednji so krajši, če vmes vsako spremembo sproti zapisujete.
Pravila, na katera se opirajo vloge, odobritve in pregledi, sodijo med notranja pravila podjetja. Izobraževalni program 365°Digital med znanji, ki jih udeleženec pridobi, navaja tudi pripravo vseh notranjih pravil, da lahko začne digitalno poslovati, optimizirane in implementirane programske rešitve pa so eden od njegovih korakov. Stran ga priporoča tudi informatikom, ki skrbijo za področje informacijske varnosti. Če pripravljate matriko vlog ali postopek ob odhodu, se lahko dogovorite za posvet.
Pravico z zapisanim razlogom, lastnikom in datumom konca je ob pregledu lahko preveriti. Pravico brez zapisa je treba šele raziskati.
Prijavite se na naše inspiracijske e-novice in prejmite brezplačni priročnik:
»Odkrijte svojo hierarhijo vrednot«
MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45
365°Digital © 2026 Vse pravice pridržane.
Spletno stran vzdržuje in nadgrajuje Aithena | Originalna izdelava: Starfiniti d.o.o.
