Prvo avtomatizacijo izberite med ponavljajočimi se opravili, pri katerih je mogoče pravila zapisati v celoti, vhodni podatki prihajajo v enaki obliki, opravilo ima lastnika, izid je mogoče preveriti, napaka pa je poceni in jo opazite, preden pride iz podjetja. Tako opravilo ne obljublja nujno največjega prihranka. Izberete ga, ker bo delovalo in ker se ob njem podjetje nauči voditi avtomatizacijo: kdo zapiše pravila, kdo prevzame primere zunaj pravil in kdo preveri, ali program dela prav.
Avtomatizirano opravilo po zapisanih pravilih opravi program ali nastavitev v programu, ki ga podjetje že uporablja. Človek pravila postavi, rešuje izjeme in preverja izid. Program je zato natanko tako dober kot pravila in podatki, ki jih dobi.
Vsako opravilo, ki pride v poštev, preverite po istih merilih:
| Merilo | Kaj preverite | Znak, da opravilo še ni primerno |
|---|---|---|
| Pogostost in obseg | Ali se opravilo ponavlja v rednem ritmu in vsakič poteka na enak način | Opravilo pride na vrsto redko in vsakič nekoliko drugače |
| Stalna pravila | Ali znate vsak korak zapisati kot pogoj in dejanje (zapadel neplačan račun gre na seznam) in ali pravilo velja za vse primere | Odločitev je odvisna od presoje ali od tega, kdo opravilo opravlja |
| Strukturirani vhodi | Ali podatki pridejo iz programa, izvoza ali obrazca z vedno enakimi polji | Podatki pridejo v prostem besedilu, v priponkah različnih oblik ali po telefonu |
| Jasen lastnik | Ali je znana vloga, ki za opravilo odgovarja, odloča o pravilih in potrdi izid | Opravilo opravlja, kdor ima čas, in za izid ne odgovarja nihče |
| Merljiv izid | Ali lahko izid primerjate s tem, kar bi naredil človek, in poveste, kdaj je pravilen | Ali je izid dober, je stvar vtisa |
| Nizka cena napake | Kaj se zgodi, če program naredi napako, in kdo jo opazi | Napaka pride do stranke, v plačilo ali k državnemu organu, preden jo kdo vidi |
| Malo izjem, ki jih znate našteti | Ali poznate primere, ki gredo mimo pravil, in kdo o njih odloči | Izjem nihče ne zna našteti ali pa so izjeme pravilo |
Merila niso točke, ki bi jih sešteli. Velik obseg ne odtehta drage napake in ne nadomesti manjkajočega pravila. Opravilo, ki ekipo najbolj obremenjuje, ima lahko tudi največ izjem, in prav izjeme bodo pri avtomatizaciji zahtevale največ dela. Opravilo z velikim obsegom in drago napako zato počaka, dokler napak ne znate ujeti pred odhodom iz podjetja.
Seznam kandidatov sestavite skupaj z ljudmi, ki opravila opravljajo, in s popisom procesa, če ga imate. Vsakega zapišite kot opravilo s sprožilcem, vhodom in izidom, na primer: ob koncu tedna iz računovodskega programa pripravimo pregled zapadlih terjatev za vodstvo. Predlog »avtomatizirajmo računovodstvo« ali ime orodja ni kandidat, ker iz njega ni razvidno, kaj naj program dela.
Pri vsakem kandidatu za vsako merilo odgovorite z »da«, »ne« ali »ne vemo«. Odgovor »ne vemo« pomeni, da morate pred odločitvijo nekaj ugotoviti, na primer pri ljudeh, ki opravilo opravljajo, poizvedeti, katere izjeme poznajo in kdo o njih danes odloča.
Kandidate najprej izločajte, šele nato razvrščajte. Najprej odpadejo opravila z drago napako, z nestalnimi pravili ali z vhodi, ki nimajo stalne oblike. Teh pomanjkljivosti program ne odpravi, temveč jih ponovi pri vsakem primeru. Med preostalimi imajo prednost opravila z večjim obsegom in z lastnikom, ki ima čas, da izide preverja.
Izločenih kandidatov ne zavrzite. Zapišite jih skupaj z razlogom, zakaj so odpadli. Ko razlog izgine, na primer ko so izjeme dogovorjene ali vhodi poenoteni, se opravilo vrne na seznam.
Ko je kandidat izbran, preverite proces, v katerem opravilo teče. Program bo pravilom sledil dosledno, tudi tam, kjer jih človek med delom tiho popravi.
Zapisan in dogovorjen način dela. Avtomatizacija iz zapisa procesa vzame pravila, izjeme z vlogo, ki o njih odloči, in vhode, ki jih korak potrebuje. Če proces še ni zapisan, začnite s popisom poslovnih procesov, ki pokaže, kako delo teče danes. Kaj mora vsebovati dogovorjeni zapis, opisuje prispevek o standardizaciji procesov. Brez takega zapisa pravila sestavi tisti, ki avtomatizacijo nastavlja, iz pogovora s posameznim sodelavcem, program pa jih odtlej uporablja pri vsakem primeru.
Izjeme z imenom in odločevalcem. Za vsako izjemo, ki jo poznate, zapišite, kako jo prepoznate, kdo o njej odloči in kaj program naredi, ko nanjo naleti. Pri prvi avtomatizaciji naj bo odgovor preprost: program primer ustavi in ga preda človeku. Izjema, ki je nihče ni zapisal, gre skozi pravila kot običajen primer.
Urejeni vhodni podatki. Vzemite nedavne resnične primere in preverite, ali imajo vsi ista polja, enako obliko datumov in zneskov, izpolnjene obvezne podatke in iste šifre za isto stvar. Človek različne zapise iste stranke prepozna, program pa jih brez pravila, ki mu to pove, obravnava kot različne stranke. Kjer se vhodi razlikujejo, jih poenotite pri viru, preden karkoli vklopite.
Preizkus z zapisanimi pravili. Pravila in nekaj nedavnih primerov dajte sodelavcu, ki opravila ne opravlja, in ga prosite, naj ga opravi samo po zapisu. Vsako vprašanje, ki ga ob tem postavi, kaže mesto, kjer pravila niso popolna. Program se bo na istem mestu ustavil ali pa ugibal, ugibanja pa ne bo nihče opazil.
Stabilnost. Če je že predvidena sprememba procesa ali menjava programa, iz katerega pridejo podatki, z avtomatizacijo počakajte. Pravila bi morali kmalu pisati znova.
Opravilo, ki ne prestane katerega od meril iz preglednice, počaka, dokler razloga ne odpravite. Vhod na primer dobi stalno obliko, kot je obrazec, izid pred odhodom iz podjetja pregleda človek ali opravilo dobi lastnika. Korak, ki zahteva presojo, ostane pri človeku. Nekatera opravila pa merila na videz prestanejo, a jih je bolje pustiti za pozneje:
Vzemimo manjše podjetje, v katerem se v računovodstvu nabere več predlogov. Preglednica je ponazoritev, sestavljena za ta primer.
| Opravilo | Pravila | Vhodi | Cena napake | Izjeme | Odločitev |
|---|---|---|---|---|---|
| Tedenski pregled zapadlih terjatev za vodstvo | Stalna: zapadle neplačane postavke po strankah, razvrščene po zapadlosti | Izvoz iz računovodskega programa z vedno enakimi stolpci | Napaka ostane v podjetju in jo je mogoče preveriti s stanjem v računovodskem programu | Znane: dogovorjen odlog plačila, ki ga pregled označi | Prvi kandidat |
| Opomniki strankam za zapadle račune | Stalna, a odvisna od izjem | Isti izvoz | Napaka pride do stranke, na primer opomin za plačan ali sporen račun | Dogovorjen odlog, sporen račun, plačilo na poti, o njih odloča človek | Počaka, da izjeme dobijo odločevalca |
| Obravnava reklamacij | Odvisna od presoje | Sporočila in klici strank | Napaka pride do stranke | Primeri se med sabo razlikujejo | Ostane pri ljudeh |
| Razvrščanje prejete elektronske pošte | Po pošiljatelju da, po vsebini ne | Prosto besedilo in priponke različnih oblik | Sporočilo pristane pri napačnem sodelavcu in obleži | Ni jih mogoče našteti | Počaka na stalno obliko vhoda |
Pregled zapadlih terjatev je prvi kandidat, ker so pravila stalna, vhod pride iz programa v enaki obliki, izid ostane v podjetju, vodja računovodstva pa je lastnik, ki ve, kakšen mora biti pregled. Danes nekdo izvoz ob koncu vsakega tedna prenese v preglednico, ga uredi po strankah in pošlje vodstvu. To je delo brez presoje, izid pa ostane v podjetju in ga pred pošiljanjem preverite s stanjem v računovodskem programu.
Opomniki so lahko po obsegu privlačnejši, vendar bi napaka prišla do stranke. Dokler za vsako od naštetih izjem ni zapisano, kdo jo prepozna in kdo odloči, jih ne avtomatizirajte. Pregled zapadlih terjatev jim pri tem utira pot: ko teče zanesljivo, je za opomine pripravljen isti, preverjen vhod.
Preden avtomatizacijo vklopite, ob standardu procesa zapišite njena pravila: kaj jo sproži, katere podatke vzame in od kod, katera pravila uporabi, kakšen je izid in komu gre, katere izjeme prepozna in komu jih preda ter kdo sme pravila spremeniti.
Zapišite tudi, kako opravilo teče danes: kdo ga opravi, koliko časa mu vzame in katere napake se pri njem dogajajo. Brez tega pozneje ne veste, ali se je kaj spremenilo. Določite lastnika, ki bo na koncu odločil, in sodelavca, ki bo izide preverjal. Tudi račun, pod katerim avtomatizacija teče, naj ima lastnika.
V dogovorjenem obdobju primerjave naj avtomatizacija pripravi svoj izid, sodelavec pa opravilo še naprej opravi ročno. Izida primerjajte pri vsaki ponovitvi. Za vsako razliko ugotovite, ali izvira iz pravila, iz vhodnega podatka ali iz same avtomatizacije. Kjer je vzrok v pravilu, spremenite pravilo in ga zapišite, saj bi popravek samega izida razliko le skril do naslednjič.
Izjeme gredo k človeku. Primer, ki ga program ne zna obdelati, naj konča na seznamu za sodelavca. Če ga program tiho izpusti, ga ne bo nihče iskal, saj ne bo znano, da manjka.
Avtomatizacija se lahko ustavi, ne da bi kdo opazil: izvoz ni bil pripravljen, račun, pod katerim teče, je izgubil dostop, ali pa je izid prazen. Vnaprej določite, kdo dobi obvestilo, ko avtomatizacija ne teče ali ne pripravi ničesar, in kdo preveri, ali je izid prišel. Odločite tudi, kaj se zgodi, ko se vhod spremeni, na primer ko izvoz dobi nov stolpec ali šifrant novo šifro. Takšna sprememba naj sproži pregled pravil, še preden se oglasijo tisti, ki izid prejemajo.
Ob koncu primerjave lastnik na podlagi zapisanih razlik odloči, ali opravilo preda programu, ali je treba pravila še dopolniti ali pa se opravilo vrne na seznam kandidatov.
Pri pregledu zapadlih terjatev je primerjava preprosta. Vsota zapadlih terjatev v pregledu se ujema s stanjem v računovodskem programu, na seznamu so iste stranke kot v ročnem pregledu, terjatve z dogovorjenim odlogom so označene. Ko se izida ujemata ves čas dogovorjenega obdobja, vodja računovodstva potrdi prehod, pravila pa se zapišejo v standard procesa. Ročni pregled od tedaj odpade, vodja pa pregled ob prejemu še vedno prebere.
Prva avtomatizacija pokaže, kaj mora podjetje urediti pri vsaki naslednji: pravila, lastnika, izjeme in nekoga, ki opazi, ko se ustavi. Naslednji kandidat je lahko opravilo s seznama izločenih, ki je čakalo le na odločevalca za izjeme, v primeru iz računovodstva opomniki strankam.
Pravila avtomatizacije naj ostanejo del standarda procesa. Le tako se ob spremembi procesa spremenijo tudi ona.
V izobraževalnem programu 365°Digital je optimizacija in standardizacija procesov eden od korakov na poti do digitalnega poslovanja, med znanji, ki se jih udeleženec nauči, pa stran navaja tudi optimizacijo in standardiziranje svojih poslovnih procesov. Vprašanja, pri katerih je ostal odgovor »ne vemo«, lahko pred izbiro prvega opravila zastavite na posvetu.
Če je prvo opravilo izbrano tako, da njegov izid ostane v podjetju, napako v njem popravite, preden jo vidi stranka.
Prijavite se na naše inspiracijske e-novice in prejmite brezplačni priročnik:
»Odkrijte svojo hierarhijo vrednot«
MEDARHIV d.o.o., so.p.
Vrečerjeva ulica 14
3310 Žalec
Davčna številka: SI 98579452
Matična številka: 3955338000
Kontaktna številka: 080 48 45
365°Digital © 2026 Vse pravice pridržane.
Spletno stran vzdržuje in nadgrajuje Aithena | Originalna izdelava: Starfiniti d.o.o.
